Електронні сертифікати стають дедалі популярнішим варіантом привітання працівників: це швидко, зручно та екологічно. Проте для бухгалтера така «сучасність» потребує уважного документального оформлення та чіткого розуміння податкових наслідків, особливо з огляду на актуальні норми 2025 року.
Розглянемо покроково, як правильно відобразити таку операцію в обліку:
1. Документальне оформлення
Навіть якщо сертифікат існує лише у вигляді промокоду в імейлі, операція потребує паперового (або КЕП) підтвердження.
Наказ керівника
Видайте наказ про надання подарунків, у якому зазначте:
- привід (наприклад, до Нового року тощо);
- категорію отримувачів (усі працівники або конкретний перелік);
- вид подарунка (електронний сертифікат торгової мережі «Х»);
- вартість одного сертифіката;
- відповідального за розсилку/видачу.
Підтвердження отримання (Відомість)
Це «найвужче» місце електронних подарунків. Оскільки фізичної передачі картки немає, факт отримання доходу працівником треба зафіксувати. Найкращий варіант — Відомість роздачі подарунків, де працівники поставлять підпис про те, що отримали промокод/посилання на сертифікат.
Порада: Якщо сертифікати надсилаються на корпоративну пошту, можна скласти Акт довільної форми за підписом відповідальної особи та комісії про те, що розсилка кодів здійснена згідно з переліком. Проте "живий" підпис у відомості надійніше захищає при перевірках Держпраці та податкової.
2. Оподаткування: ПДФО та Військовий збір
Для податкових цілей сертифікат вважається подарунком у натуральній формі.
Неоподатковуваний ліміт
Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ, вартість негрошових подарунків не оподатковується, якщо вона не перевищує 25% від мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року.
- Для 2025 року (мінзарплата 8000 грн) цей ліміт становить 2000,00 грн на місяць.
Якщо вартість сертифіката ≤ 2000 грн:
- ПДФО — 0 грн;
- Військовий збір — 0 грн;
- У додатку 4ДФ ознака доходу — «160».
Якщо вартість сертифіката > 2000 грн:
Сума перевищення вважається додатковим благом і оподатковується.
ПДФО (18%): База оподаткування для суми перевищення визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (для ставки 18% він становить 1,219512).
Формула: (Вартість сертифіката – 2000 грн) × 1,219512 × 18%.
Військовий збір (5%): Зверніть увагу: ставка ВЗ становить 5%. Збір утримується із суми перевищення. Згідно з усталеною практикою та прямими нормами ПКУ щодо ВЗ, «натуральний» коефіцієнт при розрахунку ВЗ не передбачено ПКУ (базою є фактична сума перевищення).
Формула: (Вартість сертифіката – 2000 грн) × 5%.
У 4ДФ оподатковувана частина відображається з ознакою доходу «126» (додаткове благо).
3. Єдиний соціальний внесок (ЄСВ)
Тут бухгалтеру слід бути особливо пильним. Поширена помилка — вважати, що якщо подарунок звільнений від ПДФО, то він звільнений і від ЄСВ. Це не так.
Подарунки працівникам (до свят, ювілеїв) згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5 відносяться до фонду оплати праці як заохочувальні та компенсаційні виплати (одноразові заохочення).
Отже:
- На вартість сертифіката нараховується ЄСВ за ставкою 22%;
- ЄСВ нараховується на повну вартість подарунка (навіть якщо вона менша за 2000 грн);
- Натуральний коефіцієнт для бази ЄСВ не застосовується (ЄСВ нараховуємо на фактичну вартість витрат на придбання сертифіката).
Виняток: ЄСВ не нараховується лише у випадку, якщо подарунок надається непрацівнику компанії, або якщо це оформлено як цільова благодійна допомога (що потребує специфічного оформлення і заяви від працівника про «сімейні обставини»), але для масових святкових привітань цей варіант зазвичай не підходить.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання