Оформлення додаткового блага при використанні паливної карти працівником

Заправка працівником власного автомобіля паливною карткою підприємства є його додатковим благом. Вартість пального оподатковується ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта), військовим збором (5%), на неї нараховується ЄСВ (22%), а підприємство має нарахувати компенсуючі зобов'язання з ПДВ. Операція оформлюється наказом керівника на підставі пояснювальної записки працівника та звіту від постачальника пального.

Обґрунтування

1. Кваліфікація операції та оподаткування

Використання пального, придбаного за рахунок підприємства, для заправки особистого автомобіля працівника не пов'язане з виконанням ним трудових обов'язків. Тому вартість такого пального кваліфікується як додаткове благо.

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО): Вартість пального включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). Оскільки дохід надано в негрошовій формі, база оподаткування ПДФО за ставкою 18% визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта. У 2025 році він становить 1,219512 (п. 164.5 ПКУ).

Військовий збір (ВЗ): З вартості пального утримується військовий збір за ставкою 5%. «Натуральний» коефіцієнт при цьому не застосовується.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): Вартість пального, наданого працівнику як додаткове благо, розглядається як виплата індивідуального характеру, що входить до фонду оплати праці. Відповідно, на цю суму підприємство зобов'язане нарахувати ЄСВ за ставкою 22% (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Податок на додану вартість (ПДВ): Оскільки пальне використано не в господарській діяльності, підприємство втрачає право на податковий кредит, відображений при його придбанні. Необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ на вартість використаного пального (пп. «г» п. 198.5 ПКУ).

У звітності (Додаток 4ДФ) дохід у вигляді додаткового блага відображається з ознакою доходу «126».

2. Документальне оформлення

Для правильного відображення операції в обліку необхідно підготувати такі документи:

1. Пояснювальна записка від працівника, в якій він визнає факт заправки власного авто та просить утримати вартість пального з його заробітної плати.

2. Звіт від постачальника пального (емітента паливних карток), що підтверджує факт, час та обсяг заправки.

3. Наказ керівника підприємства, в якому на підставі пояснювальної записки дається доручення бухгалтерії:

• списати вартість пального на інші операційні витрати;
• визнати вартість пального додатковим благом працівника;
• нарахувати та утримати ПДФО, ВЗ та нарахувати ЄСВ;
• нарахувати компенсуючі зобов'язання з ПДВ.

4. Бухгалтерська довідка з розрахунком усіх податків та зборів.

3. Бухгалтерський облік

Операція відображається такими бухгалтерськими проведеннями: