Як відобразити запаси в обліку, якщо постачальник надає накладну несвоєчасно?

В даній ситуації можна застосувати норми Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.

У вашій ситуації, коли первинний документ від контрагента (постачальника ФОП) отримано із запізненням і з неправильною датою, Положення передбачає конкретний механізм дій. Ось як вам слід вчинити, спираючись на Положення №88. 

1. Оформлення внутрішнього первинного документа (акта)

Для того, щоб відобразити господарську операцію (отримання будівельних матеріалів) у тому періоді, коли вона фактично відбулася (у липні), вам необхідно скласти внутрішній первинний документ (див. пп. 2.5 Положення):

• Підстава для складання: Якщо правила документообігу вашого підприємства це дозволяють, то підставою для відображення господарської операції в обліку за звітний період (липень), за якою вчасно не отримано первинний документ від контрагента, є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт);
• Хто складає: Такий акт має бути складений посадовою особою, відповідальною за приймання товарно-матеріальних цінностей на вашому підприємстві;
• Оцінка операції: Господарські операції, зазначені у внутрішньому первинному документі, повинні бути оцінені в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності. По суті це сума, яка має зазначатися згідно з договором.

Таким чином, доказом використання будівельних матеріалів у липні буде саме цей внутрішній акт, складений у липні, разом із вашими актами виконаних робіт та відомостями ресурсів. Цей внутрішній акт є повноцінною підставою для перенесення інформації про отримання матеріалів до регістрів бухгалтерського обліку за липень. Але для того, щоб його можна було скласти, на підприємстві мають бути затверджені правила документообігу, в яких подібний механізм документування має бути передбачений. 

2. Дії після отримання документів від постачальника

Коли ви отримали видаткову накладну від постачальника, датовану серпнем, вам необхідно зробити коригування в обліку (див. п. 3.4 Положення):

Коригування в обліку: У місяці надходження первинного документа від контрагента (тобто у серпні) до регістрів бухгалтерського обліку за цей звітний період (серпень) переноситься інформація про цю господарську операцію.

Сума коригування: Обсяг операції зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою, вказаною у вашому внутрішньому акті за липень, та сумою, зазначеною в первинному документі, отриманому від ФОП у серпні. Якщо такої різниці немає, то в обліку за серпень буде відображено лише накладна від постачальника, з сумою 0 грн. 

Отже, ваші дії мають бути такими:

• У липні: Скласти внутрішній первинний документ (акт) на отримання будівельних матеріалів. Цей документ, разом із вашими актами виконаних робіт, буде підставою та доказом як отримання, так і використання матеріалів саме в липні. На підставі цього акту ви відображаєте операцію в бухгалтерському обліку липня;
• У серпні: Після отримання видаткової накладної від ФОП, ви робите в обліку коригуючий запис на різницю між вашою оцінкою в липневому акті та фактичною вартістю, зазначеною в накладній постачальника, якщо різниця є. Якщо різниці немає, накладна відображається з сумою 0 грн.

Такий порядок дій повністю відповідає вимогам Положення і дозволяє коректно відобразити господарську операцію в тому періоді, коли вона фактично відбулася, навіть за відсутності вчасно наданого документа від контрагента.