Витрати на благодійний захід: як списати?

Документальне оформлення списання продуктів для частування

Законодавством не встановлено типової форми бланка для списання продуктів (кава, чай, смаколики), використаних для частування під час реалізації благодійним фондом проєкту. Фонд має розробити таку форму самостійно, дотримуючись вимог до первинних документів.
Благодійні організації, як юридичні особи, зобов'язані вести бухгалтерський облік та оформлювати господарські операції первинними документами (див. ч. 1 ст. 2 Закону про бухоблік).

Первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік). Вимоги до первинних документів визначені у ст. 9 Закону про бухоблік та Положенні №88. Для списання продуктів, використаних на частування, можна складати:

• Акт на списання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). У ньому слід зазначити назву проєкту, дату, перелік та кількість списаних продуктів, їх вартість, підписи відповідальних осіб;
• Видаткову відомість, якщо частування розглядається як частина надання благодійної допомоги учасникам проєкту (бенефіціарам).

Приклад реквізитів, які має містити такий документ:

• Назва документа (наприклад, "Акт списання продуктів харчування");
• Дата складання;
• Назва благодійного фонду;
• Зміст та обсяг господарської операції (наприклад, "Списання продуктів харчування (чай, кава, печиво), використаних для частування учасників проєкту 'Вивчення мови'");
• Одиниця виміру господарської операції (штуки, кілограми тощо);
• Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Періодичність складання документів на списання

Періодичність складання документів на списання продуктів (щодня чи по закінченню проєкту) законодавчо не регламентована і визначається фондом самостійно, виходячи з міркувань доцільності та забезпечення належного контролю.
Фонд може встановити у своїх внутрішніх положеннях або обліковій політиці порядок та періодичність списання ТМЦ. Це може бути:

• Щодня: якщо захід триває декілька днів і є потреба в щоденному контролі залишків.
• Після кожного окремого заходу в рамках проєкту: якщо проєкт складається з кількох окремих подій.
• По закінченню всього проєкту: якщо проєкт короткотривалий і обсяг використаних продуктів невеликий.

Головне, щоб списання було підтверджено належним чином оформленим первинним документом.

Ініціатива проведення проєкту благодійним фондом

Благодійний фонд може самостійно ініціювати та проводити проєкти, якщо така діяльність відповідає його статутним цілям та сферам благодійної діяльності.
Благодійні організації самостійно визначають сфери, види, місце (територію), строки і бенефіціарів благодійної діяльності в установчих документах, благодійних програмах або інших рішеннях органів управління (ч. 3 ст. 11 Закону "Про благодійну діяльність та благодійні організації"). Цілями благодійної діяльності є надання допомоги для сприяння законним інтересам бенефіціарів у сферах благодійної діяльності, а також розвиток і підтримка цих сфер у суспільних інтересах. Проведення благодійних заходів є одним із видів благодійної діяльності.
Якщо проєкт (наприклад, вивчення мови, іміджеві заходи для дітей чи жителів міста) відповідає статутним цілям фонду (наприклад, у сфері освіти, розвитку територіальних громад, культури тощо), фонд має право його ініціювати та реалізовувати.

Необхідність прохання від організацій чи дозволу місцевої влади

Зазвичай, для проведення благодійним фондом власного проєкту, що відповідає його статутній діяльності, спеціальне прохання від іншої організації чи дозвіл місцевої влади не потрібні, якщо інше не передбачено специфікою проєкту.
Фонд самостійно визначає напрямки своєї діяльності. Однак, у деяких випадках може виникнути потреба у взаємодії з органами місцевого самоврядування або іншими організаціями:

• Використання комунального майна: Якщо для проведення проєкту потрібне приміщення або територія, що належить територіальній громаді, необхідно буде отримати відповідний дозвіл або укласти договір оренди/користування;
• Проведення масових заходів: Якщо проєкт передбачає проведення масового заходу у громадському місці, може знадобитися погодження з місцевою владою відповідно до встановленого порядку проведення таких заходів;
• Спільні проєкти: Якщо проєкт реалізується спільно з іншою організацією, доцільно оформити це договором про спільну діяльність або іншим відповідним документом.

Для проєкту, описаного у запиті (вивчення мови, іміджеві заходи з частуванням), якщо він проводиться у приміщенні фонду або орендованому приміщенні і не є масовим заходом, що потребує спеціальних дозволів, прохання від інших організацій чи дозвіл місцевої влади, як правило, не потрібні.

Висновки:

Документальне оформлення списання: Благодійний фонд самостійно розробляє бланк для списання продуктів (акт списання ТМЦ або видаткова відомість), який має відповідати вимогам до первинних документів (Закон про бухоблік, Положення №88), із зазначенням проєкту, продуктів, їх кількості, вартості та підписів відповідальних осіб;

Періодичність списання: Періодичність складання документів (щодня, після заходу чи по закінченню проєкту) визначається фондом у внутрішніх положеннях або обліковій політиці, залежно від тривалості проєкту та потреб контролю;

Ініціатива та дозволи: Фонд може самостійно ініціювати проєкти, якщо вони відповідають статутним цілям, без прохань від інших організацій чи дозволів місцевої влади, за винятком випадків використання комунального майна чи проведення масових заходів, що потребують погодження.