Орендна плата розраховується пропорційно до кількості календарних днів

Згідно зі ст. 759 Цивільного кодексу України № 435-IV від 16.01.2003 (далі – ЦКУ) за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк. Згідно зі ст. 252 ЦКУ  строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. І хоча фактичні умови договору оренди, такі, як розмір орендної плати та строк оренди, визначаються сторонами договору, ЦКУ не містить умови щодо впливу фактичного використання орендарем після отримання предмету оренди на розмір орендної плати.

Отже, у робочих днях або пропорційно до фактичного використання орендованого автомобіля строк оренди не визначається. Орендна плата сплачується за календарні дні користування орендованим майном, без виключення святкових та неробочих днів. 

Далі, згідно ст. 765 ЦКУ наймодавець зобов'язаний передати наймачеві майно у користування негайно або у строк, встановлений договором найму. Зазвичай ця операція оформлюється відповідним актом. Зворотна операція передбачена ст. 785 ЦКУ, згідно якої у разі припинення договору найму наймач зобов'язаний негайно повернути наймодавцеві річ у стані, в якому вона була одержана, з урахуванням нормального зносу, або у стані, який було обумовлено в договорі. Цю операцію також варто оформити відповідним актом. Таким чином, у випадку, який розглядається, строк оренди починає свій перебіг від дати підписання між орендодавцем та орендарем акту передання автомобіля в оренду і закінчує датою підписання акта про повернення автомобіля орендарем наймодавцю (орендодавцю). 

Якщо сторони договору підписали акт передання автомобіля у найм 15.08.2013 р., а розмір місячної орендної плати складає 600 грн., то орендна плата за серпень 2013 року розраховується пропорційно календарним дням використання автомобіля у серпні: 600 грн/31 * 17 = 329,03 грн.

Якщо підприємство-орендар не використовує автомобіль у вересні 2013 р. з причини відпустки директора (для діяльності якого і орендується автомобіль), можна повернути автомобіль орендодавцеві перед початком відпустки директора, а потім знову передати його орендарю, коли відпустка  директора завершиться і він знову почне використовувати автомобіль в роботі. Але таку можливість слід передбачити умовами договору оренди.

 Звісно, обидві операції слід оформити відповідними актами приймання-передачі. Орендна плата за вересень 2013 р. буде розраховуватись аналогічно орендній плати за серпень 2013 р. – пропорційно календарним дням фактичного використання автомобіля в господарській  діяльності підприємства. 

Якщо такого передання автомобіля здійснено не буде, то у вересні 2013 р. слід нарахувати орендну плату у повному розмірі, встановленому договором. 

За умови, якщо автомобіль протягом звітного періоду використовувався в господарській діяльності орендаря, про що свідчать подорожні листи, орендну плату за використання автомобіля можна включати до складу витрат у податковому обліку. За умовами запитання автомобіль використовується для адміністративних потреб, отже, витрати на його оренду будуть включені до складу адміністративних витрат згідно п. 138.10.2 ПКУ, за умови правильного оформлення договору оренди (зокрема, з дотриманням вимоги ст. 799 ЦКУ про його нотаріальне посвідчення) та подорожніх листів.