Облік та оподаткування одноразових негрошових подарунків працівникам

Документування та бухгалтерський облік 

Формулювання наказу про видачу подарунків залежить від  того, під яку подію вручається той чи інший подарунок. Загалом, у наказі варто вказати, з якої нагоди вручаються подарунки, навести в наказі немайнування та вартість подарунків, а також список працівників – отримувачів. 

Надання негрошових подарунків працівникам відображається в бухобліку так:

1. Дт 281 Кт 631 - придбання подарунків у постачальника;

2. Дт 641/ПДВ Кт 631 - на суму ПДВ;

3. Дт 663 Кт 281 - видано подарунок працівнику;

4. Дт 949 Кт 663 - віднесено вартість подарунку (нараховано дохід працівнику) до витрат звітного періоду з урахуванням суми ПДФО та військового збору;

5. Дт 949 Кт 641/ПДВ - нараховано ПЗ з ПДВ;

6. Дт 949 Кт 651 - нараховано ЄСВ на вартість подарунку;

7. Дт 663 Кт 641/ПДФО - утримано ПДФО із вартості подарунка (з урахуванням натурального коефіцієнта);

8. Дт 663 Кт 642 - утримано ВЗ із вартості подарунка (без урахуванням натурального коефіцієнта);

9. Дт 651 Кт 311 - перераховано ЄСВ до бюджету;

10. Дт 641/ПДФО Кт 311 - перераховано ПДФО до бюджету;

11. Дт 642 Кт 311 - перераховано ВЗ до бюджету;

12. Дт 791 Кт 949 - віднесено на фінрезультат витрати на придбання подарунку та ПДВ.

ЄСВ

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ, платниками ЄСВ є роботодавці, зокрема, підприємства, установи, організації, інші юридичні особи, які використовують найману працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами.

Тобто вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ лише у разі перебування їх у трудових відносинах з роботодавцем.

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією №5.

Таким чином, згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, відносяться до фонду додаткової заробітної плати.

Вартість отриманих подарунків працівниками підприємства, що згідно з документами їм передаються, незалежно від того, чи оподатковується чи не оподатковується вона ПДФО, є об’єктом для нарахування ЄСВ у повній сумі з ПДВ, за ставкою 22%, або 8,41%, якщо отримувачі мають інвалідність.

У додатку 1 єдиної звітності вартість такого подарунку включається до суми зарплати, тобто вартість подарунка для певного працівника відображається з КЗО застрахованої особи "1" або "2" одним рядком у складі нарахованої заробітної плати за місяць, у якому отримано подарунок. 

Перерахувати суму нарахованого ЄСВ слід у день надання подарунку (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Чи враховується сума подарунків при обчисленні середньої зарплати для відпускних і лікарняних? 

Лікарняні

Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований єдиний внесок та / або страхові внески на відповідні види загальнообов’язкового державного соціального страхування, на кількість календарних днів зайнятості (відповідно до видів страхування - період перебування у трудових відносинах, виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами, проходження служби, провадження підприємницької або іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу безпосередньо від такої діяльності) у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин, - визначених п. 3 Порядку №1266.

Отже, якщо на вартість подарунка було нараховано ЄСВ (як за умовами запитання), то подарунок в цьому випадку є зарплатою, а тому, виходячи з норм Інструкції №5 та Порядку №1266, його вартість враховується при розрахунку середньої зарплати для лікарняних.

Відпускні

Згідно з п. 3 Порядку №100 при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім виплат, визначених у п. 4 Порядку №100.

Вартість подарунку, що є складовою зарплати та на яку нарахований ЄСВ, буде враховується при розрахунку середньої зарплати для обчислення відпусткових.

Чи потрібно нараховувати податкове зобов'язання з ПДВ?

У разі придбання подарунків підприємство має право на податковий кредит з ПДВ на підставі наданої податкової накладної та зареєстрованої в ЄРПН (пп. 198.1, 198.3, 198.6 ПКУ). У випадку безоплатної передачі подарунків нараховувати податкові зобов’язання потрібно тільки відповідно до пп. 188.1 ПКУ, виходячи з мінімальної бази оподаткування.

Нараховувати податкові зобов’язання згідно з пп. 198.5 ПКУ не потрібно. Безоплатну передачу товарів не можна вважати використанням товарів у негосподарській діяльності (листи ДФСУ від 11.10.2017 р. №2204/ІПК/28-10-01-03-11 та від 10.05.2017 р. №96/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Оскільки при роздачі подарунків договірна ціна дорівнює нулю, то мінімальна база оподаткування перевищує договірну ціну. Підприємству потрібно скласти дві ПН (п. 15 Порядку №1307):

• одну – на договірну ціну (суми постачання та ПДВ у ній дорівнюватимуть нулю);
• другу – виходячи з бази оподаткування.

Перша ПН складається на дату оформлення документа (накладна, відомість тощо), що підтверджує факт передання подарунків. Ця ПН заповнюється як на неплатника ПДВ.

У шапці ПН указують (п. 12 Порядку №1307):

• тип причини «02 – складена на постачання неплатнику податку» і робиться позначка «Х» про те, що ПН не видається покупцеві;
• умовний ІПН – «100000000000»;
• податковий номер покупця не наводиться;

у графі «Отримувач (покупець)» пишеться «Неплатник».

У розділі А в рядках, призначених для вартісних показників, проставляються нулі.

Розділ Б заповнюється так:

• у графі 2 «опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» вказується найменування подарунка;
• графі 3.1 – код подарунка згідно з УКТЗЕД;
• графах 7, 10 проставляються нулі;
• графа 11 не заповнюється.

Інші графи розділу Б заповнюються у звичайному порядку.

Друга ПН складається на суму перевищення бази оподаткування над договірною ціною, тобто на вартість придбання подарунків. Заповнюється ПН так (п. 8, 15, 16 Порядку №1307):

• у лівому верхньому кутку робиться позначка про те, що ПН не видається покупцеві, і наводиться тип причини «15»;
• рядках «Одержувач (покупець)» та «ІПН одержувача (покупця)» вказуються власні дані підприємства;
• графі 2 розділу Б «Опис (номенклатура) товарів (послуг) постачальника (продавця)» наводиться номенклатура товарів, а також пишеться: «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;
• графи 3.1–3.3, 4, 5 та 12 розділу Б не заповнюються.

Другу ПН можна скласти як звичайну, так і зведену. Якщо складається зведена ПН, то у лівому верхньому кутку ПН у полі «Зведена податкова накладна» слід проставити код «3». Зведена ПН оформляється не пізніше останнього числа місяця, в якому був вручений подарунок.

З метою оподаткування прибутку за операціями з передачі подарунків фізособам коригувань фінансового результату нормами ПКУ не передбачено.