Облік робочого часу у вихідні дні під час закордонного відрядження водіїв у ФОПа на загальній системі

Запитання:

• В табелі водіям, які перебувають у відрядженні в вихідні дні, проставляються прочерки (а не вісімки), інакше виходить перевищення місячної норми тривалості робочого часу. Чи це є порушенням? Які штрафи і від яких перевіряючих органів загрожують ФОПу при такому веденні табеля?
• Чи надавати водіям вихідні в інші робочі дні? Як бути, якщо не вистачає вільних від відрядження робочих днів, щоб надати інші вихідні за ті вихідні дні, які припали на період відрядження, тому що йде відрядження за відрядженням з розривом в 2-3 дні?  
• Оскільки відрядження тривають від 1 місяця до 1,5 місяця, то виходить суттєва сума добових (в основному закордонних), тож сума за авансовими звітами може складати до 300000 грн. Тому після закінчення відрядження у ФОПа виникає велика заборгованість перед працівником. Чи можна ФОПу виплачувати суму в 150 тис. грн, 250 тис. грн готівкою в один день? Яким документом ФОП може оформити таку виплату таких коштів?

Відповідь:

Як табелювати вихідні дні водіїв у відрядженні?

Щоб зрозуміти, чи є тут порушення, для початку потрібно розібратися, чи дійсно відбулася помилка при заповненні табелю, оскільки перебування у вихідні у відрядженні заповнити можна по різному залежно від:

• якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний день, тобто в цей день водій не відпочиває, а перебуває у робочій поїздці, в тому числі і у перший та останній день такої поїздки, то в табелі потрібно у верхньому рядку ставити «8», у нижньому — «ВД»;
• якщо працівник виїхав/прибув у/з відрядження, але не працював, то в табелі потрібно у верхньому рядку ставиться «прочерк», у нижньому — «ВД». Але у водіїв специфіка в тому, що водій вже перебуває у відрядженні, як тільки він сів за кермо службового авто і вирушив у поїздку. Тому така відмітка можлива тоді, коли водій іншим транспортом добирається до автомобіля, на якому буде здійснюватися поїздка, або протягом якогось дня у відрядженні не керує автомобілем, а відпочиває і витрачає цей час на власний розсуд.

Якщо у відрядженні працівник у вихідні дійсно не працював, тоді табель заповнений правильно. В протилежній ситуації, якщо працівник працював у відрядженні у вихідний день, а роботодавець не зробив про це відмітку в табелі, це є порушенням, за яке при перевірці Держпраці може накласти штраф як за порушення законодавства про працю згідно з абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі 1 МЗП.

Однак, штрафу можна уникнути, якщо вчасно виконати припис інспектора щодо виправлення цієї помилки в табелі. Тож, щодо кожного «іншого» порушення за ст. 265 КЗпП вимагайте від перевіряючих Держпраці чіткого припису, як його виправити і в які терміни. 

Як водіям компенсувати роботу у вихідні дні?

Знову ж таки залежить від ситуації, які розглянуті вище.

У питаннях, пов’язаних з відрядженням, ФОПи-роботодавці можуть керуватися лише нормами КЗпП. ФОП може розробити власне Положення про відрядження, яке доводиться до відома всіх працівників. Кожна ситуація, що стосується відрядження, має бути врегульована Положенням про відрядження або правилами внутрішнього трудового розпорядку. Також в обов’язковому порядку, незалежно від наявності Положення про відрядження, потрібно дотримуватися загальних норм чинного законодавства, в першу чергу КЗпП.

Питання щодо компенсації роботи саме відряджених працівників у вихідні дні не врегульовані КЗпП, тому ФОП може орієнтуватися на загальні норми ст. 72 та  ст. 107 КЗпП про роботу у вихідні дні, за якою робота у святковий і неробочий день оплачується у подвійному розмірі за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий день. На бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.

Таким чином, якщо працівник вибуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження надається інший день відпочинку відразу після повернення з відрядження або в інший робочий день за вибором працівника та за погодженням з ФОПом-роботодавцем.

Про те, що працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні дні, має бути зазначено в наказі на відрядження. Також має бути зазначено, як працівнику (за згодою сторін) компенсуватимуть роботу в ці дні: наданням інших днів відпочинку чи оплатою в подвійному розмірі (ст. 72 та ст. 107 КЗпП).

Тож, якщо вибір зупиняється на наданні інших днів відпочинку, то вони не оплачуються, працівник відпочиває, а відпрацьовані години у відрядженні оплачують як звичайний робочий день. Якщо вибір зупиниться на оплаті роботи у відрядженні у подвійному розмірі, то додатково дні відпочинку не надаються і працівник наступного дня після відрядження виходить на роботу.

Якщо не вистачає вільних від відрядження робочих днів, щоб надати вихідні за вихідні дні, які припали на період відрядження (йде відрядження за відрядженням з розривом в 2-3 дні), то такі дні накопичуються працівником і можуть бути приєднані, наприклад до відпустки.

Загалом, облік робочого часу в даній ситуації зводиться до такого:

• перед відрядженням оформлюється наказ на відрядження водія;
• протягом відрядження фактичні дні і години роботи та відпочинку фіксуються у табелі обліку робочого часу;
• після закінчення відрядження підбиваються підсумки щодо робочого часу і приймаються рішення про компенсацію роботи (саме роботи!) водія у вихідні дні – або подвійна оплата, або надання іншого дня відпочинку. Такі рішення оформляються наказами.

Як оформити готівкову виплату добових водіям?

Оскільки відрядження тривають від 1 місяця до 1,5 місяця, то виходить суттєва сума добових (в основному закордонних), тож сума за авансовими звітами може складати до 300000 грн. Тому після повернення водіїв з відрядження у ФОПа виникає заборгованість перед ними. Чи можна виплачувати суму в 150000 грн чи 250000 грн готівкою в один день та  чи поширюється обмеження в 50000 грн на заборгованість за підзвітними сумами?

У п. 8 розд. ІІ Положення №148 визначено випадки, на які не поширюється готівкові обмеження, встановлені п. 6 та п. 7 розд. ІІ Положення №148. До них відноситься, зокрема використання готівки, виданої на відрядження. Отже, обмеження щодо граничної суми готівкового розрахунку не поширюється на готівкові розрахунки, пов’язані з відрядженням працівника.

Згідно з п. 39 розд. ІV Положення №148 фізичні особи – підприємці касової книги не ведуть.

Також є вимога, що фізичним особам-підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються (абз. 3 п. 14 Положення №148).

Відповідно до абз. 6 п. 11 Положення №148 оприбуткування та облік фізичними особами-підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат і шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному ПКУ.

Отже, якщо ФОП касу не веде, то звісно й виписувати прибуткові та видаткові касові ордери він не може. Тому всі готівкові виплати працівникам, в тому числі зарплату та суми на відрядження ФОП може оформляти довільними документами.

Зокрема, він може взяти за основу форму відомості на виплату готівки (додаток 1 до Положення №148), виключивши з неї реквізити, що призначені тільки для юридичних осіб. Відомість зручно застосовувати, коли в один день відбувається виплата декільком працівникам.

Якщо ФОП виплачує готівку одному працівнику або не бажає, щоб інформація про виплати декільком працівникам була в одному документі, він може застосовувати розписки. Розписки можна писати кожного разу за довільною формою, або розробити постійну форму, приміром,  на основі видаткового касового ордера, теж виключивши з нього реквізити, які можуть бути тільки у юридичних осіб.

Нижче наводимо приклади відомості та розписки.

Всього: триста десять тисяч грн 00 коп.

Виплату здійснила ФОП Шевченко К.В. _(підпис)

Добові на відрядження у вищезазначеній сумі отримав Плющ С.І. (підпис)

Виплату здійснила ФОП Шевченко К.В. (підпис)