Облік витрат з корпоративної картки, які здійснені працівником у закордонному відрядженні

Корпоративна картка» - це комерційна назва банківського продукту. До такої картки може відкриватися окремий рахунок, власником якого є юрособа. З метою безпеки на цей рахунок можуть перераховуватись лише ті кошти, які надаються держателю картки під звіт. Часто корпоративна картка випускається на тих осіб, які уповноважені розпоряджатися коштами на рахунках підприємства – зокрема, на директора чи його заступників. Проте можливий випуск корпоративної картки і на інших працівників підприємства, в тому числі водіїв. В даному випадку водію можна видавати лише таку корпоративну картку, яка емітована саме на нього.

Не можна давати водію картку, емітовану на іншого держателя, адже це є по суті розголошенням ПІН картки та її передання третім особам. 

Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження здійснюється шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат.

Зідно з пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

В даному випадку водій їхав у закордонне відрядження (доставляв вантаж) та був забезпечений корпоративною картою. Тому іншими документами, що засвідчуватимуть витрати з корпоративної картки будуть, окрім наказу: шляхові листи та виписка з рахунку підприємства, до якого емітована корпоративна платіжна картка, що використовувалася, яка стане у нагоді за відсутності чеків. Тож вказаних документів буде достатньо для віднесення до витрат підприємства понесених водієм витрат у закордонному відрядженні шляхом розрахунку корпоративною карткою. Ці витрати обліковуються у загальному порядку як витрати на відрядження.

Звісно, що якщо водій не повернувся і не виходить на зв’язок, то авансовий звіт він не зможе надати. Нагадаємо, що зараз авансовий звіт подається за наявності оподатковуваного доходу, і якщо такого доходу у водія не виникає, то й авансовий звіт не подається – див. тут.

Якщо ж водію було надано платіжну картку, що емітована на іншу особу (наприклад, на директора), то в цьому випадку така картка вважається скомпрометованою, адже це свідчить про розголошення ПІН картки третім особам. Якщо власник картки не виїжджав за кордон, то витрати, понесені з такої картки іншою особою (водієм) за кордоном, не можуть вважатися витратами на відрядження такого водія. На нашу думку, в такому разі всі витрати, понесені з картки після її компрометації, слід оподаткувати як додаткове благо власника картки, а сам власник повинен надати авансовий звіт. При цьому витрати списуються не як витрати на  відрядження, а як інші операційні витрати на рах. 949.

Щоб уникнути такого оподаткування та звітування, власник картки може повернути витрачені кошти в касу або на рахунок підприємства, як неправомірно використані.