Оплата проїзду представників покупця: як відобразити в обліку?

Відповідно до пп. 162.1.1 ПКУ, платниками ПДФО є фізичні особи – резиденти і нерезиденти, які отримують доходи з джерела їх походження в Україні.

Якщо проїзд і проживання оплачують фізособам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах, то такі виплати є додатковим благом (пп. 164.2.17 ПКУ). І оскільки такі виплати надаються у негрошовій формі, то об’єкт оподаткування ПДФО визначають з застосуванням  коефіцієнта відповідно до пп. 164.5 ПКУ. У 2020 році такий коефіцієнт становить 1,21951.

Тобто, якщо підприємство за свій рахунок оплачує послуги проїзду та прожавання представників продавця, то такий дохід є додатковим благом та оподатковується ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%.

Зазначимо, що у разі надання доходу в негрошовій формі податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ, податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок.

Таким чином, представники продавця, які отримали дохід повинні повернути відповідну суму податків (ПДФО та ВЗ) на розрахунковий рахунок або в касу підприємства. 

Якщо підприємство прийме рішення сплатити ПДФО й військовий збір за представників продавця за рахунок власних коштів, то сума сплачених податків також буде додатковим благом для таких представників, з якої теж потрібно сплатити ПДФО й військовий збір (лист ДФС від 03.11.2016 р. №23653/6/99-99-13-02-03-15).

У формі №1ДФ суми доходу відображають за ознакою доходів «126». При цьому, у графі 3 та 3а відображається сума доходу із врахуванням натурального коефіцієнту. А у рядку «військовий збір» сума доходу вказується без застосування такого натурального коефіціє-нту.

ЄСВ на суми отриманого доходу за ч. 1 п. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ не нараховується, оскільки представники продавця не є працівниками підприємства.

Витрати на проїзд та проживання представників продавця підприємство керуючись П(С)БО 16  має право відобразити в обліку та включати до фінрезультату. Тож такі витрати потраплять до витрат підприємства та обліковуватимуться на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Нарахування ПДФО та військового збору відображається бухгалтерським записом: Дт 685 Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ у сумі нарахованих податків і зборів, а їх відшкодування представниками продавця – Дт 301, 311 Кт 685.