Як в обліку відображається оплата корпоративною карткою?

Платіжна картка — це один із видів електронного платіжного засобу, що дозволяє його утримувачеві перевірити стан коштів на його рахунку в банку, а також ініціювати переказ цих коштів. Корпоративна платіжна картка емітується (випускається) банком тільки для суб'єктів госпдіяльності — юрособи або фізособи-підприємця. Тобто, хоча така картка й випускається на ім’я працівника, але кошти, які знаходяться на картковому рахунку, належать підприємству. Іншими словами, корпоративна картка – це інструмент доступу до рахунку, який належить підприємству, а не фізособі, на ім’я якої випущено картку.

Своєю чергою, згідно з п. 20 Положення №148, фізичні особи - довірені особи установ/підприємств - юридичних осіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Тобто, розраховуючись корпоративною карткою за товар, працівник фактично використовує не власні кошти, а кошти підприємства, за витрату яких він повинен відзвітуватись, зокрема, надавши первинні документи, що підтверджують факт оплати. Витративши кошти підприємства у працівника виникає обов’язок відзвітувати за такі кошти (виникає заборгованість працівника перед підприємством).

Крім того і НБУ у листі від 24.04.2019 р.  №57-0007/22460 зазначає, що кошти, які списані з поточного рахунку суб'єкта господарювання за операції, що здійснені з використанням корпоративного електронного платіжного засобу, вважаються виданими під звіт його держателю (відповідно, відображаються через субрахунок 372).

Таким чином, вважаємо, що як зняття готівки з корпоративної картки, так і оплата за допомогою такої карти безпосередньо на рахунок постачальника повинні бути відображенні в бухгалтерському обліку як видані працівнику підзвіт. А після надання ним авансового звіту, підзвітна сума закривається з одночасним відображенням оплати такому постачальнику або відразу оприбуткування товару/послуги, якщо вони були надані працівнику безпосередньо під час придбання.