Заборгованість підприємства перед підзвітною особою: як списати?

Заборгованість підприємства перед працівником-підзвітною особою може виникати як за відрядженнями, так і за виконаними дорученнями щодо придбання/оплати товарів або послуг. При цьому, порядок списання таких сум буде дещо відрізнятися, тому розглянемо їх окремо.

В будь-якому з випадків, якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду (п. 5 П(С)БО 11).

Заборгованість за підзвітними сумами на господарські потреби

Коли працівник придбаває товарно-матеріальні цінності для підприємства, він діє від імені та за рахунок іншої особи. У цьому разі слід застосовувати положення ЦКУ, а саме: норми про договір доручення (якщо мав місце наказ або якесь розпорядження, довіреність тощо керівництва).

Своєю чергою, відповідно до ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність становить три роки. За загальним правилом ст. 261 ЦКУ, перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила.

Тобто, якщо слідувати п. 5 П(С)БО 11, то списати заборгованість перед працівником за такими підзвітними сумами підприємство має або після спливу строку позовної давності, або внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємство) від його обов'язків.

Що ж до строку позовної давності, то в даному випадку для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат. Такою вимогою може бути наданий працівником авансовий звіт про здійснення певної дії в інтересах підприємства.

Отже, якщо підприємство бажає списати цю заборгованість зараз, не чекаючи спливу позовної давності, то необхідно отримати від працівника письмове підтвердження прощення відповідної заборгованості.

Заборгованість за відрядження

Тут ситуація менш визначена. Право працівника на відшкодування витрат по відрядженню регламентується ст. 121 КЗпП. Тобто тут мають місце вже трудові відносини, а не цивільно правові.

Водночас, ст. 233 КЗпП передбачено, що працівник може звернутися з заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення - в місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки. Однак чіткої можливості списання такої заборгованості шляхом прощення її працівником КЗпП не містить (на відміну від ЦКУ).

Також є підхід і застосування загального строку позовної давності до такої заборгованості.

Тож як варіант для списання заборгованості по відрядженням може застосовуватись тримісячний строк з дати подання працівником авансового звіту. Проте крім дотримання тримісячного терміну варто також забезпечити письмове підтвердження прощення такої заборгованості.

Облік та податкові наслідки списання

Під час списання заборгованості перед працівником (фактично це є кредиторська заборгованість) у підприємства виникає дохід (запис: Дт 3721 Кт 717).

Відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ, об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до НП(С)БО або МФСЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.

Отже, сума списаної заборгованості потрапить до доходу підприємства і, відповідно, буде врахована у розрахунку фінансового результату до оподаткування податком на прибуток.