Оформлення наказу та бухоблік книг у подарунок співробітникам

Процедура дарування книг співробітникам включає три основні етапи: документальне оформлення, бухоблік та оподаткування.

Документальне оформлення

Наказ керівника

Керівник підприємства має видати наказ про безоплатну передачу книг у власність працівників. У наказі слід зазначити:

• Мету заходу (наприклад, заохочення працівників з нагоди річниці магазину);
• Перелік працівників, які отримають подарунки;
• Найменування та вартість подарунків;
• Призначити особу, відповідальну за видачу;
• Класифікація та підготовка наказу.

Хто створює наказ? 

Підготовку проєкту наказу може здійснювати як відділ кадрів (оскільки він стосується персоналу), так і секретаріат або інший підрозділ, відповідальний за діловодство, за поданням керівника відповідного магазину. Наказ підписує безпосередньо керівник підприємства. 

До якої групи належить наказ?

Накази на підприємстві групуються за строками їх зберігання та змістом. Видача подарунків співробітникам не є основною діяльністю підприємства і не належить до кадрових наказів тривалого зберігання (прийняття, звільнення, переведення).

Такий наказ найдоцільніше віднести до наказів з адміністративно-господарських питань, оскільки він регулює внутрішні господарські процеси підприємства. Відповідно до Правил №1000/5, накази з цих питань групуються в окремі справи.

Документи на придбання

Підприємство повинно мати первинні документи, що підтверджують купівлю книг: видаткові накладні, фіскальні чеки, акти закупівлі тощо. Це є обов'язковою умовою для відображення операції в обліку згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік. 

Відомість видачі подарунків

Факт передачі книг працівникам слід зафіксувати у відомості довільної форми. Вона повинна містити обов'язкові реквізити первинного документа та графи для підписів працівників про отримання подарунка. У відомості кожен співробітник має поставити свій підпис, що підтверджує отримання подарунка. Ця відомість буде підставою для списання книжок з балансу.

Акт на списання

На підставі наказу та відомості видачі складається акт на списання товарно-матеріальних цінностей (книг) з балансу підприємства.

Бухгалтерський облік

Оприбуткування книг:

Придбані для дарування книги оприбутковуються на баланс як запаси. Залежно від облікової політики підприємства, їх можна обліковувати на субрахунку 209 «Інші матеріали» або 281 «Товари на складі».

• Дт 209 (281) Кт 631 (372) — оприбутковано книги від постачальника.

Видача подарунків:

Вартість безоплатно переданих книг списується до складу інших операційних витрат.

• Дт 949 Кт 209 (281) — списано вартість подарованих книг.

Податковий облік

ПДФО та ВЗ

Подарунок від роботодавця є для працівника додатковим благом згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ.

Однак існує неоподатковувана межа. Не включається до оподатковуваного доходу вартість негрошових подарунків, яка не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року, у розрахунку на місяць (пп. 165.1.39 ПКУ). Тобто:

• Якщо вартість книги не перевищує цю межу (2000 грн), ПДФО та ВЗ не утримуються;

Якщо вартість книги перевищує межу, сума перевищення оподатковується:

• ПДФО за ставкою 18%, оскільки дохід надається у негрошовій формі, база оподаткування визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,21951) згідно з пп. 164.5 ПКУ;
• Військовим збором за ставкою 5% - базою оподаткування є вартість подарунка (сума перевищення) без застосування коефіцієнта.

Проведення будуть такі:

• Дт 949 Кт 641/ПДФО — нараховано ПДФО.
• Дт 949 Кт 642/ВЗ — нараховано військовий збір.

Такий дохід відображається у додатку 4ДФ з ознакою доходу «126».

ПДВ

Безоплатна передача товарів вважається їх постачанням (пп. 14.1.191 ПКУ). Тому, якщо підприємство є платником ПДВ, на дату передачі книг воно зобов'язане нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ. База оподаткування визначається за правилами пп. 188.1 ПКУ і не може бути нижчою за ціну придбання книг. 

Та робимо проведення: Дт 949 Кт 641/ПДВ — нараховано податкові зобов'язання з ПДВ.

Податок на прибуток

Для підприємств, що не застосовують податкові різниці, об'єкт оподаткування формується на підставі фінансового результату за даними бухгалтерського обліку.

Для підприємств, що застосовують податкові різниці, фінансовий результат до оподаткування збільшується на суму вартості товарів, безоплатно наданих особам, які не є платниками податку на прибуток (крім фізичних осіб), та платникам податку на прибуток за нульовою ставкою (пп. 140.5.10 ПКУ). Оскільки працівники є фізичними особами, ця коригуюча різниця не застосовується.

Висновки:

• Створюється наказ відділом кадрів або адміністрацією, класифікується він як наказ з основної діяльності (щодо проведення заходу) або адміністративно-господарський, щоб уникнути прямої прив'язки до оплати праці;
• Якщо вартість книжки менша за 2000 грн, ПДФО та ВЗ не сплачуються. При перевищенні вказаної вартості, різниця підлягає оподаткуванню;
• При даруванні виникає зобов'язання нарахувати ПДВ на вартість придбання (якщо операція не звільнена від ПДВ).