Минуло три роки після затвердження авансового звіту: чи можна списати заборгованість?

Коли працівник придбаває товарно-матеріальні цінності для підприємства, він діє від імені та за рахунок іншої особи. У цьому разі слід застосовувати положення ЦКУ, а саме: норми про договір доручення (якщо мав місце наказ або якесь розпорядження, довіреність тощо керівництва). Проте на практиці зазвичай жодні довіреності та договори доручення з підзвітними особами не оформляються. У такому разі цивільні відносини передбачають право на вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (ст. 1158 ЦКУ). У подальшому, відповідно до ст. 1160 ЦКУ, підзвітна особа має право на відшкодування фактично понесених нею витрат. Звісно, за умови, що вона надасть звіт з усіма підтвердними документами, а також всі ТМЦ, які було одержано (ст. 1159 ЦКУ), і цей звіт буде затверджено керівником, тобто буде підтверджено доцільність таких витрат.

На віднесення зазначених відносин до цивільно-правових також вказує пп. 170.9.2 ПКУ, згідно з яким звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку або завершує таке відрядження, або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Отже, розглядаючи можливість списання кредиторської заборгованості за авансовими звітами, слід дотримуватися тих строків та перебігу позовної давності, що встановлені саме нормами ЦКУ. Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки. За загальним правилом ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас, за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання.

Проте законодавством прямо не визначено термін повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. На практиці ж доволі рідко працівник, надаючи звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Слід зазначити, що Мінфін у листі від 10.08.2009 р. №193/06/186-09 роз'яснив, що строк компенсації підприємством підзвітному працівникові витрат, здійснених понад суми, які були видані під звіт, чинним законодавством не встановлено. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.

Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмового вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). I тільки наприкінці зазначеного терміну, в податковому періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) та підлягатиме списанню до складу інших доходів на підставі пп. 135.5.4 ПКУ. Якщо ж підприємство не отримувало жодних вимог про повернення, підстав для списання зазначеної заборгованості немає.

Крім цього, можливе застосування ст. 605 ЦКУ - припинення зобов'язання прощенням боргу. Зобов'язання припиняється внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором боржника від його обов'язків, якщо це не порушує прав третіх осіб щодо майна кредитора. У цьому разі складається акт у довільній формі про прощення директором заборгованості підприємства за авансовими звітами.

При списанні заборгованості внаслідок її прощення або спливу строку позовної давності здійснюються запис Дт 372 Кт 717. У кінці місяця дохід списується на фінрезультат: Дт 717 Кт 791.

Відповідно до пп. 292.3 ПКУ, до суми доходу платника єдиного податку третьої групи, який є платником ПДВ,  за звітний період також включається сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Якщо читати цю норму буквально, то прощення заборгованості не спричиняє виникнення доходу у "єдинника" на підставі цього пункту. Але не все так просто.

За роз’ясненнями податківців, товари (роботи, послуги), за якими кредиторська заборгованість списана за домовленістю сторін, вважаються безоплатно отриманими в розумінні пп. 14.1.13 ПКУ (див. категорію 107.04 "ЗІР"). А вартість безоплатно отриманих товарів включається до складу доходу платника єдиного податку (ЄП) на вимогу абз. 1 пп. 292.3 ПКУ. Причому щодо безоплатних товарів (на відміну від простроченої кредиторської заборгованості) ПКУ не робить жодних винятків: їх вартість збільшує дохід усіх "єдинників" — платників і неплатників ПДВ, фізичних і юридичних осіб груп 1 — 3. Дохід у розмірі вартості безоплатних товарів (робіт, послуг) визнається у тому звітному періоді, в якому була досягнута домовленість про прощення заборгованості.

Отже, при прощенні заборгованості перед директором оплачена ним електроенергія стає безоплатно отриманою – у періоді прощення заборгованості.

Сума ПДВ при списанні такої заборгованості не коригується.

Отже, у даному випадку можливі такі варіанти:

1. Повернути директору суму заборгованості за авансовими звітами;
2. Прийняти від директора письмову вимогу про повернення коштів, від дати якої буде відлічуватися трирічний строк позовної давності. Після спливу позовної давності списати заборгованість і включити до доходу з метою оподаткування ЄП в періоді списання;
3. Укласти акт про прощення заборгованості кредитором – директором та списати заборгованість на підставі такого акту, включити її в дохід з метою оподаткування ЄП в періоді списання.