Проїзні картки для працівників: як обліковувати та які наслідки в оподаткуванні?

Облік

Згідно з Інструкцією №291 На рахунку 33 "Інші кошти" ведеться узагальнення інформації про наявність і рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі установи (поштових марок, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, коштів, що містяться в акредитивах, у чекових книжках та в інших грошових документах тощо), та про кошти в дорозі.

Зокрема, на субрахунку 331 "Грошові документи в національній валюті" обліковуються грошові документи установи в національній валюті.

Отже, оприбуткування проїзних карток здійснюється на субрахунок 331. Передача такого проїзного в бухобліку може оформлюватися як за рахунок, наприклад, аналітичного рахунку 331/Проїзні документи видані або на рахунку 3721. Після закінчення терміну використання проїзного квитка його вартість списується на відповідний рахунок витрат в залежності від характеру виконуваної роботи працівником (наприклад, на рахунки 92, 93, 94).

Оподаткування ПДФО та ВЗ

Відповідно до пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ до оподатковуваного доходу платника податків включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо, зокрема, у вигляді вартості використання об'єктів матеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування.

Проте це не стосується випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Окрім цього, і самі податківці зазначали, що якщо специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов’язків переміщення працівників від одного об’єкта до іншого й умовами трудового або колективного договору передбачено, що юридична особа за власний рахунок купує проїзні квитки на проїзд у міському пасажирському транспортні, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються  їм за необхідності для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), то за дотримання вищезазначених умов вартість таких проїзних квитків не буде оподатковуватися ПДФО (а відповідно, і військовим збором).

ЄСВ

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, роботодавці нараховують єдиний внесок, зокрема, на суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну й додаткову заробітну плати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону «Про оплату праці».

Водночас, відповідно до п. 6 розділу ІІ Порядку №1170 до виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, належить вартість придбаних роботодавцем проїзних квитків, що персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у разі потреби для виконання виробничих завдань (у зв'язку із специфікою роботи).

Таким чином, вартість таких проїзних не є об’єктом нарахування ЄСВ.

Документальне оформлення

При цьому, звертаємо увагу, що в даному випадку необхідно подбати про документальне оформлення видачі та використання таких проїзних карток. Зокрема, необхідно:

• видати наказ, у якому зазначити мету надання таких проїзних (на виробничі цілі), а також перелік осіб, яким такі картки повинні бути видані;
• скласти відомість про видачу проїзних карток відповідному переліку працівників.