Документування операцій при реалізації туристичного продукту

Головним документом, на підставі якого будуються взаємовідносини суб’єкта туристичної діяльності з клієнтами, є договір (угода, контракт). 

Договірні відносини туриста й туристичної фірми складаються як відносини покупця (замовника) й продавця (виконавця). При цьому слід пам’ятати про особливий характер «продукту», що придбавається в туристичній фірмі. Туристи сподіваються отримати необхідний комплекс послуг. Фірма ж надає, як правило, не самі послуги, а права (гарантії) отримання їх у певний час, у певному місці, надані іншими фірмами. Придбання туристом сукупності цих прав (гарантій) оформляється туристичною путівкою, яка є предметом реалізації туристичної фірми. Обсяг реалізації туристичної фірми виникає в тому звітному періоді, у якому здійснюється продаж путівки, а не тоді, коли фактично відбулася подорож.

Важливим туристичним  документом є ваучер (ст. 23 Закону про туризм). Він є багатофункціональним документом: підтверджує статус туриста, гарантує йому одержання всіх зазначених у ваучері й оплачених туристом послуг. Для приймаючої сторони він є гарантом отримання від фірми, яка скерувала туриста, певних коштів, які сплатив турист. 

На внутрішньому туристичному ринку ці функції виконує туристична путівка.

Туристичний ваучер (путівка) - документ, який підтверджує статус особи або групи осіб як туристів, оплату послуг чи її гарантію і є підставою для отримання туристом або групою туристів туристичних послуг. Туристичний ваучер (путівка) - це письмовий акцепт суб’єкта туристичної діяльності на виробництво та продаж туристичного продукту. Він (вона) є невід’ємною частиною угоди, а також документом первинного обліку в суб’єктів туристичної діяльності. 

Порядок оформлення ваучера на надання туристичних послуг та його використання затверджено Наказом Держтурадміністрації  України  06.06.2005 р. №50.

При оплаті вартості туру вроздріб первинними обліковими документами, що підтверджують прийом і оприбуткування коштів у касу туристичної фірми, можуть бути:

• прибутковий касовий ордер - у випадку прийому готівкових коштів від юридичних осіб;
• чек РРО.

Оплата коштів у безготівковій формі підтверджується банківською випискою.

Після повної оплати вартості туру клієнту видають на руки документи на право одержання послуг:

• на перевезення (квитки);
• на розміщення і харчування (ваучери).

Відповідно, факт передання документів туристу можна підтверджувати актом приймання-передачі документів, який можна підписувати в момент такого передання. Цей порядок підприємство має затвердити у своєму наказі про документооборот.