Забезпечення організації відрядження через третіх осіб: як це впливає на облік та оподаткування?

Відповідно до п. 44.2 ПКУ для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування.

Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

 ПДФО та первинні документи

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом його керівних органів, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат.

До таких витрат належать:

• витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені вище витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів;
• рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання;
• страхових полісів тощо.

У разі якщо послуги з організації відрядження (забезпечення придбання авіаквитка, трансфер з аеропорту до готелю та назад, бронювання та сплата проживання під час відрядження) надає ФОП, то для уникнення оподаткування ПДФО він повинен надати підприємству або його відрядженим працівникам вище наведені підтверджуючі документи.

Мінфін у листах від 06.03.2013 р. №31-07230-16-29/7168 та від 17.07.2013 р. №31-07230-16-27/21432 несхвально ставився до організації службового відрядження через туристичну фірму. Оскільки службове відрядження не має зв'язку з туристичною діяльністю і для відшкодування відрядженому працівникові витрат на туристичні послуги підстави відсутні.

Однак враховуючи те, що суб’єкти туристичної діяльності бронюють та оплачують транспортні квитки, місце в готелі (чи іншому засобі проживання), а також оформлюють страхування на підставі агентських угод, то у первинних документах, які вони надають замовникам, мають вказуватися саме ці, а не туристичні послуги.

Нагадаємо, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

У ситуації, що розглядається, слід зазначити, що норми пп. 170.9.1 ПКУ не поширюються на представників покупців, відряджених до заводу – виробника для ознайомлення з виробництвом продукції, тому що вони не перебувають у трудових відносинах з підприємством, яке їх відряджає.

Тому сума витрат, що компенсує відрядження представників покупців, є об’єктом оподаткування ПДФО та військового збору із застосуванням натурального коефіцієнту.

У податковому розрахунку №1ДФ дохід від такої компенсації зазначається під кодом «118», а дохід ФОП – під кодом «157».

Можливість відображення витрат

Витрати на службові відрядження апарату управління підприємством, іншого загальногосподарського персоналу, а також працівників, зайнятих збутом, за наявності вищезазначених первинних документів, відносяться до витрат поточного періоду у складі адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16) та витрати на збут (п. 19 П(С)БО 16).

На нашу думку, витрати на відрядження представників покупців до заводу – виробника для ознайомлення з виробництвом продукції також можна віднести до складу витрат на збут, як витрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг), якщо це передбачено обліковою політикою або контрактом (договором) з покупцем.