Як визнаються витрати з придбання електронного квитка на проїзд у відрядженні?

Ці питання мають декілька аспектів, кожен з яких слід розглядати окремо. 

Трудове законодавство

Гарантії працівників, спрямованих у відрядження, встановлені ст. 121 КЗпП. Серед таких гарантій є обов’язок роботодавця оплатити проїзд працівника від місця роботи до місця відрядження і назад. На сьогодні цей обов’язок розуміється дещо ширше. Зокрема, серед витрат на відрядження визнаються і витрати на проїзд за місцем відрядження (по населеному пункту, куди спрямовується працівник). А оплата такого проїзду допускає варіанти – на роботодавця не покладається обов’язок самостійно оплатити усі етапи проїзду; працівник цілком може зробити таку оплату, а роботодавець – відшкодувати йому понесені витрати. 

Тож, ситуація, коли роботодавець або працівник придбають електронний квиток на проїзд під час відрядження, підпадає під норми ст. 121 КЗпП. І витрати на придбання такого квитка визнаються витратами на відрядження, але за умови достатнього документального підтвердження. 

Як саме документально підтвердити такі витрати, КЗпП не говорить. Отже, відповідь треба шукати в інших законодавчих та нормативних актах. 

Бухоблік

Якщо говорити про національні стандарти бухобліку, то облік витрат визначає П(С)БО 16. У ньому згадуються витрати на відрядження, але немає спеціальної норми, яка б прописувала порядок їх визнання. Отже, треба йти за загальними нормами, а саме: 

• витратами   звітного   періоду  визнаються  або  зменшення активів,  або збільшення зобов'язань,  що призводить до  зменшення власного капіталу  підприємства  (за  винятком  зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками),  за умови,  що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Витрати визнаються витратами певного періоду  одночасно  з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені.  Витрати, які неможливо  прямо  пов'язати  з  доходом  певного періоду,  відображаються у складі витрат того звітного періоду,  у якому вони були здійснені (п. 6, 7 П(С)БО 16).

А ще не слід забувати, що господарські операції відображаються в бухобліку на підставі первинних документів. І вимоги до таких первинних документів встановлені ст. 9 Закону про бухоблік.

Те, які первинні документи слід застосовувати у випадку придбання електронного квитка на проїзд у транспортному засобі, докладно розглядалося у роз’ясненнях щодо податкового обліку таких витрат.  

Податковий облік

За пп. 165.1.11 ПКУ  не включаються до оподаткованого доходу фізособи, кошти, отримані на відрядження, розраховані згідно із п. 170.9 ПКУ. Отже, виконання умов п. 170.9 ПКУ є обов’язковим для неутримання ПДФО та військового збору.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд. І лише за наявності підтвердних документів.  Додатково читайте тут>> 

Тому слід дотримуватись таких вимог:

1. фізособа є найманим працівником або членом керівного органу  (див. лист Мін’юсту від 08.02.2012 р. №10-0-3-12/8.1);
2. сума витрат відшкодовується саме працівнику, який перебував у відрядженні;
3. працівник надає документи, які підтверджують понесені ним витрати. 

Тобто, щоб отримати відшкодування витрат, працівник має надати документальне підтвердження того, що саме він ці витрати здійснив. Якщо оплату за квиток здійснила інша особа зі свого карткового банківського рахунку, як ми покажемо далі, у відрядженого працівника не буде достатньо документальних доказів власних витрат і права на відшкодування такий працівник не матиме. А тому, якщо працівнику відшкодувати витрати, яких він не здійснював або не зміг документально підтвердити, сума такого відшкодування стане оподаткованим доходом такого працівника. 

Втім, як ми зазначали вище, сучасне тлумачення КЗпП дозволяє придбати квиток на проїзд під час відрядження не лише самому працівнику, а і його роботодавцю. Роботодавець може покласти обов’язок з придбання такого квитка, зокрема, на іншого працівника. Наприклад, у наказі про відрядження керівник може доручити придбати квитки іншому працівнику, а не відрядженому працівникові. Відповідно, той працівник, який такі квитки придбав, має відзвітувати перед роботодавцем і надати йому документи, що підтверджують понесені витрати. Якщо таке придбання буде здійснено за рахунок власних коштів працівника, то він матиме право на відшкодування витрат на придбання. 

А скористається придбаним квитком може відряджений працівник  і саме він повинен буде надати документи про використання такого квитка, про що далі. 

Згідно з роз’ясненнями ДФСУ, у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такі документи:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

• роздрукований на паперовому носії посадочний документ;
• у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
• у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

Податківці наголошують: якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтвердного документу, що засвідчує вартість таких витрат, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% (додатково див. "ЗІР", підкатегорія 103.17). 

Від себе зауважимо, що для такого доходу база для нарахування ПДФО застосовується із коефіцієнтом відповідно до п. 164.5 ПКУ. Для утримання військового збору цей коефіцієнт не застосовується.