Використання на підприємстві мобільних телефонів на умовах договору позички: як облікувати?

Документальне оформлення мобільного зв'язку

Насамперед слід визначитися з умовами, на яких буде укладатися договір з оператором мобільного зв'язку. Найпоширенішими є умови придбання пакетів мобільних послуг, спеціально розроблених операторами для бізнесу, на умовах абонентської плати. Як правило, плата встановлюється за місяць, а також надання послуг зв'язку блокується при перевищенні працівником обсягу пакетних послуг та поновлюється після здійснення доплати. Утім, умови операторів можуть бути різними. Також оператори пропонують багато інших послуг саме для бізнесу, наприклад, контроль витрат на мобільний зв'язок в розрізі мобільних номерів — оператор сам розподілить витрати на ті, які компенсуються підприємством, і на ті, які оплачуються працівниками, і виставить відповідні рахунки. Ця послуга базується на встановленні певних лімітів витрат для кожного номера.

На основі умов договору з мобільним оператором слід скласти та затвердити наказом керівника положення про використання мобільного зв'язку на підприємстві. Зокрема, в цьому положенні наводяться підстави застосування мобільного зв'язку у госпдіяльності, список посад згідно з штатним розписом підприємства, яким надаються певні пакети мобільних послуг. У положенні чи наказі керівника призначається куратор (координатор та ін.) — працівник, який буде спілкуватися з оператором щодо надання мобільних послуг підприємству.

Варто також відрегулювати ситуацію перевищення працівниками ліміту пакетних послуг: чи здійснюватиметься підприємством додаткова оплата мобільних послуг до кінця місяця, чи ні, і за яких умов. За потреби у цьому положенні можна надати куратору (або іншому працівнику — заступнику директора, керівнику підрозділу тощо) повноваження на прийняття рішення про покриття понадлімітних витрат працівників. Якщо цього не буде зроблено, таке рішення на підприємстві може прийняти тільки керівник. Не зайвим буде внести до положення умови щодо оплати роумінгу (наприклад, роумінг безумовно оплачується підприємством тільки під час закордонних відряджень працівників), а також визначити окремі умови, за яких буде оплачуватися роумінг під час відпусток працівників. До положення також варто включити пункт про заборону користування мобільним зв'язком з особистою метою, визначити документообіг щодо питань використання мобільного зв'язку.

Вносити до положення замість посад конкретні прізвища працівників недоцільно, бо працівники можуть звільнятися з посад чи переходити з однієї посади на іншу, а обсяг послуг мобільного зв'язку зумовлений саме посадою, а не особистістю працівника. Наприклад, керівникові зазвичай потрібен більший обсяг мобільних послуг, аніж рядовому бухгалтеру чи менеджеру. Працівники на цих посадах можуть змінюватися, але їхні робочі функції, а отже, і потреба у мобільному зв'язку — ні. Отже, кожна зміна прізвища на будь-якій посаді спричинятиме необхідність затвердження нового положення.

ПДФО та військовий збір

ДФСУ в «ЗIР» (підкатегорія 103.02) у відповіді на запитання: «Чи виникає об`єкт оподаткування ПДФО, якщо ЮО сплачує вартість виробничих розмов, які здійснюють її працівники з мобільних телефонів, що обліковуються на балансі ЮО?», дійшла висновку, що вартість послуг мобільного зв'язку не є додатковим благом працівників і не оподатковується ПДФО та військовим збором у разі дотримання таких вимог:

• працівники користуються мобільним зв'язком лише з виробничою метою за наявності відповідних документів, що підтверджують використання мобільного зв'язку лише з такою метою;
• мобільні телефони, з яких відбуваються дзвінки, перебувають на балансі підприємства.

Чому варто ставити телефони на баланс? На нашу думку, податківці дещо перестраховуються, дозволяючи використання лише пристроїв, що належать підприємству, але все ж таки трохи заскладно буде довести їм, що працівники надали свої мобільні пристрої підприємству в оренду чи позичку, та при цьому не використовують їх із власною метою. Отже, рекомендуємо підприємствам придбавати мобільні пристрої на власний баланс, оскільки використання їх на умовах позички може призвести до спроби нарахувати ПДФО та військовий збір з вартості розмов, що здійснюють працівники зі своїх мобільних телефонів.

Щодо документального оформлення для неутримання ПДФО та військового збору, на думку ДФС, повинен бути такий пакет документів:

• угода про надання послуг мобільного зв'язку;
• список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв'язку з виробничою необхідністю;
• розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв'язку абоненту, у яких відображаються час переговорів і номер адресата, а також вартість розмов (послуга з так званої деталізації рахунка) тощо.

Зазначеного пакета документів достатньо для того, аби оплата виробничих телефонних розмов працівників не оподатковувалася ПДФО та військовим збором.

У бухобліку витрати на мобільний зв'язок відносяться до складу виробничих, загальновиробничих, адміністративних витрат, витрат на збут чи інших операційних витрат залежно від сфери, де працюють працівники, що користуються мобільним зв'язком. При цьому робиться бухгалтерський запис: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 631.

Право на податковий кредит з ПДВ при придбанні послуг зв'язку для використання їх у діяльності, пов'язаної зі здійсненням оподатковуваних операцій, виникає на загальних підставах відповідно до ст. 198 ПКУ, за умови реєстрації податкової накладної оператора зв'язку в ЄРПН (п. 201.1 ПКУ) або наявності інших документів із п. 201.11 ПКУ.

Надалі наведемо особливості договорів позики та позички.

Договір позики

Відносини позики врегульовано в §1 глави 71 ЦКУ. За договором позики одна сторона (позикодавець) передає у власність другій стороні (позичальникові) кошти або інші речі, визначені родовими ознаками), а позичальник зобов'язується повернути позикодавцеві таку ж суму коштів (суму позики) або таку ж кількість речей того самого роду і такої ж якості. Річ є визначеною родовими ознаками, якщо вона має ознаки, властиві всім речам того ж роду, та вимірюється числом, вагою, мірою  (ч. 2 ст. 184 ЦКУ). Отже, надати мобільний телефон у позику неможливо, оскільки він не є річчю, визначеною родовими ознаками.

Договір позички

За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку. У повсякденній практиці синонімічною (просторічною) назвою позички є «безоплатне користування майном». Правовому регулюванню договору позички присвячена глава 60 ЦКУ. Крім того, на ці відносини поширюються правові норми, встановлені законом для договору оренди (глава 58 ЦКУ).

Договір позички відрізняється від договору оренди (майнового найму) своєю безоплатністю. Від позики цей договір відрізняється тим, що його предметом може бути лише індивідуально визначене майно (ч. 1 ст. 760, ч. 3 ст. 827, ст. 1046 ЦКУ). Стаття 827 ЦКУ встановлює, що користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це, або якщо це випливає зі суті відносин між ними. Однак це не означає, що договір позички може бути платним. У разі, якщо відносини між сторонами передбачають оплатне користування річчю (майном), — має місце звичайний договір оренди.

Висновок:

Якщо договір позички мобільного телефону є безоплатним, то така позичка не відображається на балансових бухгалтерських рахунках підприємства.  Для контролю за виконанням договору позички можна обліковувати вартість мобільного телефону на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Оскільки позичений мобільний телефон не обліковується на балансі підприємства, можливий ризик донарахування ПДФО та військового збору на вартість мобільного зв’язку, що оплачений за телефоном, отриманим у позику.