Доповнення в Е-авансовий звіт після затвердження керівником

Підприємство прийняло рішення про формування підзвітними особами звіту в електронній формі. Програма технічно не дає змоги внести будь-які доповнення до звіту після затвердження його керівником, відповідно у працівників відсутня можливість заповнити рядок "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі (грн, коп.) касовий ордер/платіжна інструкція".

Питання: 

1. Чи буде вважатись порушенням, якщо рядок "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі __ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція" Звіту, що складається в електронній формі, не буде заповненим? І чи не призведе це у подальшому до нарахування штрафних санкцій на підприємство під час проведення податкових перевірок? 

2. Чи не вважатиметься порушенням, якщо на підприємстві до Звітів, складених в електронній формі в програмі, долучатимуться окремі довідки із зазначенням відповідної інформації про внесений залишок / видану перевитрату?

Відповідь: 

Згідно до пп. 170.9.4 ПКУ та Наказу №239 звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт можна підписувати не тільки власноруч, а й з використанням електронного цифрового підпису відповідно до вимог Законів про електронні документи та електронний документообіг, та про електронні довірчі послуги.

Відповідно до ст. 1 Закону про електронний документообіг, суб’єктами електронного документообігу є - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Отже, накладати КЕП на авансовий звіт слід в такій послідовності: 

• працівник (який звітує); 
• головний бухгалтер або особа, яка відповідає за ведення бухобліку  (як особа, яка перевіряє);
• керівник підприємства (як особа, яка затверджує).

Тобто, підписи накладаються в тій же послідовності, якби підписували паперовий авансовий звіт складений власноруч.

Але на практиці все так гладко не працює. І дійсно, програма, після затвердження звіту КЕП директором, жодні дописи та правки внести в е-звіт неможна, бо псується цілісність ключа. Тому, як бути, жодним нормативним документом не передбачено, оскільки так створена програма. Тож, щоб обійти такий момент, залишається тільки одне. Спочатку працівник заповнює авансовий звіт, в т.ч. вносить запис у рядок "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі (грн, коп.) касовий ордер/платіжна інструкція", і тільки після її заповнення і того, як і всі інші необхідні рядки та графи авансового звіту заповнені, керівник накладає свій КЕП. 

Відповідно до пп. 6.4 Порядку №88, первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді. 

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.  У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Оригінал електронного документа повинен:

• давати змогу довести його цілісність та справжність;
• або може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Тож, е-звіт має бути заповнений так, як був би заповнений авансовий звіт у паперовій формі.

Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ).

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронний документообіг).

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки КЕП (ст. 12 Закону про електронний документообіг).

Невиконання підприємством вимог до первинних документів та інших документів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання ДПС, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.

Тож, як бачимо, додатковими довідками підтвердити факт недозаповнення авансового звіту не вийде.

Відповідно до ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.13 Положення №88 відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи.

За неправильне оформлення первинних документів, передбачена адміністративна відповідальність у вигляді штрафу від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.) та від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн) при повторному виявленні такого ж правопорушення протягом року (ст. 164-2 КПаП).