Пунктом 187.1 ст. 187 Податкового кодексу встановлено, що датою виникнення податкових зобов’язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:
- дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг за готівку — дата оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої — дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;
- дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів — дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг — дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку.
На дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН) у встановлений Податковим кодексом термін (п. 201.1 ст. 201 цього Кодексу).
Згідно з п. 192.1 ст. 192 зазначеного Кодексу, якщо після постачання товарів/послуг здійснюється будь-яка зміна суми компенсації їх вартості, включаючи наступний за постачанням перегляд цін, перерахунок у випадках повернення товарів/послуг особі, яка їх надала, або при поверненні постачальником суми попередньої оплати товарів/послуг, суми податкових зобов’язань та податкового кредиту постачальника та отримувача підлягають відповідному коригуванню на підставі розрахунку коригування до податкової накладної, складеного в порядку, встановленому для податкових накладних, та зареєстрованого в ЄРПН.
Розрахунок коригування, складений постачальником товарів/послуг до податкової накладної, яка видана їх отримувачу — платнику податку, підлягає реєстрації в ЄРПН:
- постачальником (продавцем) товарів/послуг, якщо передбачається збільшення суми компенсації їх вартості на користь такого постачальника або якщо коригування кількісних та вартісних показників у підсумку не змінює суму компенсації;
- отримувачем (покупцем) товарів/послуг, якщо передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів/послуг їх постачальнику, для чого постачальник надсилає складений розрахунок коригування отримувачу.
Таким чином, на дату повернення товару постачальник повинен скласти розрахунок коригування до податкової накладної, складеної за операцією з постачання такого товару. Такий розрахунок коригування підлягає реєстрації в ЄРПН отримувачем.
У разі якщо кошти, які не повертаються покупцю за повернутий товар, на підставі додаткової угоди набувають статусу попередньої оплати за інший товар/послугу, на дату укладання такої додаткової угоди постачальник зобов’язаний скласти податкову накладну на суму такої попередньої оплати та зареєструвати її в ЄРПН у терміни, встановлені Податковим кодексом для такої реєстрації.