Підтвердні розрахункові документи при витрачанні підзвітних коштів на господарські потреби

Запитання: Працівник використав власні кошти з зарплатної картки на витрати підприємства і надав підтвердні документи, зокрема, квитанцію системи Роrtmone, яка є підставою сплати Казначейству за отримання відомостей з ЄДР. Квитанція в електронному вигляді і не має "мокрої" печатки, хоча усі інші реквізити на ній є. Чи можна згідно з цим документом провести відшкодування працівнику? Чи не буде це порушенням?

Відповідь:

КЗпП зазначено, що роботодавець повинен забезпечити працівника усім необхідним для виконання ним його трудових обов’язків. Отже, для того, щоб провести відшкодування, потрібно, щоб витрати, які поніс працівник, були пов’язані із виконанням його трудових обов’язків. Наприклад, якщо такі витрати пов’язані із виконанням службового завдання під час відрядження працівника. Або якщо йому доручено наказом керівника виконати певні цивільно-правові дії в інтересах роботодавця.

Другою підставою, за якою може виникнути таке відшкодування, це виконання цивільно-правових дій вже за цивільно-правовим договором, зокрема, договором доручення. Так, працівник може виконувати певні завдання замовника, яким є його роботодавець, поза межами своїх трудових обов’язків. В такому випадку обов’язок фінансування виконання такого завдання покладено на замовника вже ЦКУ. 

На практиці в обох випадках підставою для такого відшкодування є звіт працівника про понесені витрати. Оскільки аванс на ці витрати не надавався, то, на нашу думку, не обов’язково такий звіт повинен мати форму, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 10.03.2016 р.  №350. Тобто, насправді такий звіт може мати довільну форму, хоча найчастіше роботодавці вимагають все ж таки дотримуватися стандартної форми авансового звіту. Деталі щодо звітування працівника про витрачені кошти дивиться тут: Документальне підтвердження придбання товарів працівником.    

До звіту про понесені витрати мають додаватися документи, які їх підтверджують (за наявності). Втім, навіть при відсутності таких підтвердних документів, якщо керівник підприємство затвердить такий звіт і дасть наказ ці витрати відшкодувати, кошти працівникові потрібно буде виплатити (обов’язковість наявності таких документів для відшкодування витрат встановлена тільки для бюджетних юросіб, див. п. 5-8, 12 р. ІІ, п. 7 р. ІІІ  Інструкції № 59). 

Але наявність або відсутність документів, які підтверджують фактично здійснені витрати напряму впливає на порядок оподаткування суми  їх відшкодування.

Відповідно до пп. б пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуються ПДФО (а отже, і військовим збором) кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Такі фактичні витрати слід підтвердити і зробити це слід документально (адже на слово працівникові та роботодавцю податківці не повірять).  

Отже, усе залежить від того, чи вважатимуть податківці роздруківку електронної квитанції достатнім підтвердним документом.

Відповідно до п. 3 розд. VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою правління НБУ від 05.11.2014 р. №705 (далі – Положення №705), операції користувачів повинні виконуватися з оформленням:

• квитанції платіжного термінала;
• чека банкомата;
• сліпа;
• інших документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі. 

Такі документи складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Також п. 7  р. VII Положення №705 встановлено обов’язкові реквізити, які мають містити документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів. А саме: 

1) ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;

2) ідентифікатор платіжного пристрою;

3) дату та час здійснення операції;

4) суму та валюту операції;

5) суму комісійної винагороди;

6) реквізити електронного платіжного засобу, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;

7) вид операції;

8) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів. Тож виходить, що розрахунковий документ за операціями з використанням електронних платіжних засобів повинен містити саме такі обов’язкові реквізити. 

Крім того, не слід забувати й про те, що аналогічна копія квитанції мала надаватися й особі, яка надає відомості з ЄДР. Наразі для підтвердження факту сплати за отримання відомостей, якщо пакет документів разом із заявою подаються в паперовому вигляді,  надаються копія квитанції, виданої банком, копія платіжного доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, або квитанція (чек) з поштового відділення зв’язку. Отже, якщо оплата відбулася через електронну платіжну систему з карткового рахунку працівника, він може завірити таку квитанцію (або ж платіжне доручення, виписку з рахунку) в уповноваженому банку і  надати відповідний документ із відміткою банку разом із звітом про понесені витрати. 

Тільки за наявності правильно оформленого розрахункового документа витрачені працівником і відшкодовані працівникові кошти не будуть вважатися такими, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання цивільно-правових дій та, відповідно, не будуть підлягати оподаткуванню ПДФО.