Ограничений по срокам командировки для обычных небюджетных предприятий не предусмотрено

Вопрос: Негосударственное предприятие планирует направить работника в командировку. При этом дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (работник задерживается на выходные). Можно ли не считать дополнительным благом работника стоимость транспортного билета и как правильно оформить приказ на командировку в данном случае?

Ответ: На данный момент Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу № 59, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362, распространяется только на командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. Для обычных небюджетных работодателей она не является обязательной. В связи с этим для урегулирования командировочных вопросов «обычным» предприятиям целесообразно разработать свое внутреннее положение (регламентирующий документ, приказ, распоряжение) о служебных командировках и согласовать его с трудовым коллективом (полномочным представителем профсоюза). В нем можно урегулировать все моменты нахождения работника в командировке. При разработке этого документа за основу можно взять нормы Инструкции № 59, а также п. 170.9 НКУ.

Поскольку нормы Инструкции № 59 применяются исключительно при командировках государственных служащих, а также работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, то хозрасчетные предприятия могут урегулировать вопрос о предельных сроках служебных поездок своих работников внутренними документами, согласованными с трудовым коллективом. На это прямо указывается в письме Минфина от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802. То есть, никаких законодательных ограничений по срокам командировки для обычных небюджетных предприятий нет.

Поэтому, в Вашем случае, считаем, что проще всего будет переделать приказ о направлении сотрудника в командировку (изменить дату прибытия из командировки), тогда никаких дополнительных вопросов у контролирующих органов не возникнет.

Однако, здесь следует соблюдать общие правила оплаты труда работника в случае его привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, установленные ст. 72 КЗоТ. Так, работодатель должен: 

• либо оплатить работу в такие дни не менее чем в двойном размере; 

• либо, по желанию работника, предоставить ему другой день отдыха. 

Если по распоряжению администрации сотрудник выезжает в командировку (возвращается из нее) в выходной день, но не выполняет при этом своей трудовой функции, ему предоставляется другой день отдыха. Если же работник в командировке работает в свой выходной день, то ему по возвращении предоставляется другой день отдыха в установленном порядке либо ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни (т. е. в двойном размере).

Общий алгоритм оформления служебной командировки в небюджетных предприятиях может выглядеть следующим образом:

1. Готовится служебная записка на имя руководителя предприятия о необходимости направления работника (работников) в командировку.

2. Руководителем предприятия издается приказ о направлении работника (работников) в командировку. Именно приказ руководителя будет являться основанием для отнесения расходов на служебные поездки к расходам предприятия и выплаты суточных командированному работнику. Обратим внимание, что действующим законодательством не предусмотрено оформление командировочного удостоверения. Предприятиям, безусловно, никто не запрещает по-прежнему использовать командировочные удостоверения, проставлять в них отметки о прибытии и выбытии. Наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия. Также его ведение целесообразно для «внутреннего» контроля пребывания работника в командировке. В приказе (распоряжении) о направлении работника (работников) в командировку указываются: фамилия, имя и отчество командируемого лица, его профессия (должность), структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник), срок командировки, цель командировки и основание (служебное задание или другой документ).

3. Рассчитывается сумма командировочных (аванс).

4. Работнику выдается аванс на командировку.

5. После завершения командировки работник обязан: 

• предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (абзац первый п.п. 170.9.2 НКУ), к которому приложить документы, подтверждающие понесенные в связи с командировкой расходы

• вернуть сумму излишне израсходованных средств (при наличии). 

Сроки предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку, установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК.

Если Вы оставите все без изменений, т.е. дату окончания командировки в приказе не измените, то расходы на проезд такого сотрудника никак не будут связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. Следовательно, в таком случае, Вы их правильно классифицируете как дополнительное благо предоставленное такому сотруднику предприятием. 

Здесь нужно обратить внимание на то, что такое дополнительное благо получено сотрудником в не денежной форме (в виде билета на проезд), поэтому считаем, что при налогообложении стоимости проездного документа НДФЛ Вы должны пользоваться так называемым «натуральным» коэффициентом, предусмотренным п.164.5 НКУ. 

Кроме того, обратите внимание на последний абзац п.164.5 НКУ, в котором говорится о том, что в таком же порядке определяются объект налогообложения и база налогообложения для средств, излишне израсходованных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки.