Подарунки працівникам до Дня Миколая: списання та право на ПК з ПДВ

Документальне оформлення списання

Щоб списати подарунки у витрати та підтвердити їх передачу, необхідно підготувати такий пакет документів:

• Наказ керівника: Наказ про проведення святкового заходу та видачу подарунків, де вказати: привід (День Святого Миколая), отримувачів (працівники), граничну вартість подарунка, відповідального за придбання та видачу;
• Відомість роздачі.  У відомості зазначити: ПІБ працівника, підпис про отримання, дата.  Цей документ підтверджує факт передачі товару від ТОВ до фізособи.

Первинні документи на покупку

Обов’язково мають бути накладні, фіскальні чеки або платіжні доручення, що підтверджують придбання подарунків. 

Акт списання

Акт складається комісією на підставі відомості роздачі. Цим документом подарунки списуються з балансу (рахунок 209) на витрати (рахунок 949).

ПДВ: податковий кредит та зобов'язання

Податковий кредит

Якщо роботодавець придбав подарунки у платника ПДВ і має зареєстровану податкову накладну, то є повне право включити суму "вхідного" ПДВ до податкового кредиту (пп. 198.1 ПКУ).

Податкове зобов'язання

Оскільки подарунки передаються безкоштовно (не господарська діяльність у розумінні отримання прибутку), роботодавець зобов'язаний нарахувати "компенсуючі" податкові зобов'язання з ПДВ (пп. 198.5 або пп. 188.1 ПКУ — база оподаткування не може бути нижчою за ціну придбання).

Тобто потрібно скластидві ПН:

• перша, на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, тобто на нульову вартість у випадку із безоплатно переданими подарунками;
• друга, на суму перевищення ціни придбання товарів/послуг над фактичною ціною постачання, яку складають із типом причини «15».

Висновки:

• Списання подарунків здійснюється на підставі наказу та відомості роздачі;
• Право на ПК з ПДВ виникає на підставі зареєстрованої ПН.