Придбання обладнання через засновника

Чи може засновник бути підзвітною особою?

Ні, не може. Тому що він не є працівником, тобто, не перебуває з ТОВ у трудових відносинах, а підзвітною особою може бути тільки працівник.

Детально це питання розглядалося тут.

Але із засновником можна укласти договір доручення, за яким він буде діяти в інтересах ТОВ (див. лист НБУ від 16.09.2013 р. №11-112/13017).

Як документально оформити?

Відповідно до ч. 1 ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки довірителя. 

Довіритель зобов'язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ). 

Відповідно до ч. 2 ст. 1007 ЦКУ довіритель зобов'язаний, якщо інше не встановлено договором:

1) забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

2) відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення.

Таким чином, між ТОВ і засновником укладають договір доручення. Окрім того, на підставі договору керівник ТОВ видає засновнику довіреність на укладення договору з постачальником на придбання для ТОВ обладнання. 

Засновник укладає договір і отримує від постачальника обладнання за накладною, ТТН чи актом. Отримувачем в такому документі зазначається ТОВ, а фізособа засновник є представником ТОВ, який отримує обладнання для ТОВ. За цією накладною (ТТН, актом) засновник передає обладнання відповідальній особі ТОВ — директору чи іншому уповноваженому працівнику. Таку операцію передачі можна оформити окремою накладною, або оформити на накладній (ТТН, акті) постачальника. Тобто, в такому документі окремо записують два додаткових реквізита — "передав (фізособа засновник)", підпис, дата, “прийняв (відповідальна особа ТОВ)”, підпис, дата.

Поряд з цим має бути документ, яким оформлено передачу коштів від фізособи засновника постачальнику. Це може бути або чек РРО/ПРРО, або квитанція до ПКО.

Причому зазначимо, що суб’єкти господарювання можуть здійснювати розрахунки готівкою між собою протягом одного дня у розмірі до 10000,00 грн (п. 6 Положення №148). Зрозуміло, що вартість обладнання більше цієї суми, тому фізособі засновнику доведеться вносити кошти для погашення вартості отриманого обладнання протягом кількох днів. Або ж він може здійснити оплату через власний банківський рахунок. В такому разі підтвердженням здійснення оплати буде виписка та/або відомості з такого рахунку, які фізособа засновник має надати ТОВ (див. пп. 170.9.3 ПКУ).

При передачі ТОВ документів про оплату (чеку РРО/ПРРО, квитанції до ПКО, виписки, відомостей з рахунку) складати авансовий звіт не потрібно (див. пп. 170.9.4 ПКУ). Але ми рекомендуємо оформляти таку операцію передачі документів авансовим звітом, до якого прикладати документи про оплату.

ТОВ відшкодовує вартість витрачених коштів в порядку і протягом строку, встановленого договором доручення.

Як не втратити податковий кредит?

Постачальник складає ПН на ТОВ, а не на фізособу-засновника, яка отримує обладнання для ТОВ і оплачує його від імені ТОВ, адже покупцем обладнання виступає саме ТОВ, а не фізособа-засновник.

ПН складається в загальному порядку, реєструється в ЄРПН. На підставі такої ПН ТОВ матиме право на ПК.