Законодавчим актом, що регулює, зокрема, питання віднесення витрат під час службових відряджень, є Інструкція №59, яка є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
При цьому на практиці інші підприємства та організації, що є не державної форми власності, цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 4 розділу І Інструкції №59).
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Податкового кодексу (п. 14 розділу І Інструкції №59).
Водночас до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 цього Кодексу).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, надати згідно з положеннями Інструкції звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (п. 11 розділу ІІ Інструкції №59).
За наявності оригіналів підтвердних документів підприємство відшкодовує в межах граничних сум, затверджених постановою №98, витрати відрядженим працівникам, зокрема, на проїзд у транспорті (п. 5 розділу ІІ Інструкції №59).
Таким чином, оскільки підприємство безпосередньо не укладало договір про надання послуг з фізичною особою — підприємцем, а тільки компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати у формі №1ДФ таку сплату працівником коштів за надані під час відрядження підприємцем послуги з перевезення така юридична особа не зобов’язана.