Если работник нарушил нормы положения о командировке, ему могут отказать в компенсации расходов

Вопрос: В соответствии с Положением о командировке работнику компенсируется проезд в размере стоимости проезда в вагоне только 2 класса. В авансовом отчете сотрудник прилагает билет на проезд в вагоне 1 класса (разница стоимости проезда условно - 100 грн). Правомерно ли в отчете в разделе "Звіт затверджено в сумі" указать сумму меньше на 100 грн, чем заполнено сотрудником в табличной части о видах расходах и подтверждающих документах? Не возникнет ли со стороны налоговой претензия, что нет подтверждающего документа на проезд, поскольку к отчету будет приложен билет скажем, на 300 грн, а компенсации подлежит только 200 грн?

Ответ: В авансовом отчете работник (с обратной стороны) указывает фактически понесенные расходы, подтверждая их документально (кроме сумм суточных). С лицевой стороны ставится подпись руководителя о том, в какой сумме утвержден авансовый отчет. С нашей точки зрения, если перед командировкой работник был предупрежден о том, какие расходы он может нести, а какие ему не возмещаются, какими видами транспорта он может пользоваться во время командировки, а какими нет, то целиком правомерно, если работник нарушил нормы Положения о командировке, отказать ему в компенсации понесенных им неправомерно расходов или согласиться компенсировать их частично, в сумме, которая была запланирована на такую поездку.

Однако, следует учитывать, что такая частичная компенсация не предусмотрена законодательством (в частности, по ст. 121 КЗоТ, работодатель обязан оплатить работнику проезд до места командировки и обратно), поэтому такая частичная компенсация может стать причиной для трудового спора с работником.

Что касается налогового учета, то во-первых, транспортный билет является основанием для признания НК по НДС. И, разумеется, если предприятие откажется принять на себя оплату расходов по такому транспортному билету, и выплатит такую компенсацию по условным расценкам, у предприятия не будет права на такой НК по НДС. Во-вторых, с 01.01.2015 г., в связи с изменением редакции раздела ІІІ НКУ, предприятие уже не ведет учет налоговых расходов. И для заполнения декларации по налогу на прибыль, предприятие больше не пользуется данными первичных документов. Но: такие первичные документы, составленные по правилам действующего законодательства, нужны для ведения бухгалтерского учета и признания расходов. И именно финансовый результат до налогообложения, сформированный по правилам бухгалтерского учета, является с 01.01.2015 г. объектом обложения налогом на прибыль.