Виправлення помилок у ПСП через річний перерахунок без штрафів

Для відповіді на це питання використаємо матеріали статті «Річний перерахунок ПДФО-2025: виправлення помилок без штрафу!».

Можливість виправлення

Законодавство надає роботодавцям ефективний інструмент для виправлення податкових помилок — річний перерахунок податку на доходи фізичних осіб. Згідно з пп. 169.4.2 ПКУ, кожен роботодавець зобов'язаний провести перерахунок доходів та податкових соціальних пільг за підсумками звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць року.​

У ситуації, що розглядається, помилка полягала у некоректному застосуванні ПСП до доходів працівниці. Відповідно до діючих норм, гранична сума доходу для застосування пільги у 2025 році становила 4 240 гривень. Для працівників з дітьми цей показник множиться на кількість дітей. Якщо нарахована зарплата систематично перевищувала встановлений поріг, пільга не мала застосовуватися, що призвело до заниження суми утриманого податку протягом року.​

Алгоритм перерахунку

Річний перерахунок здійснюється за чітким алгоритмом. На першому етапі бухгалтер уточнює за кожен місяць суму доходів з урахуванням всіх виплат, які були нараховані безпосередньо за звітні місяці, включаючи відпускові та лікарняні. Важливо правильно розподілити так звані перехідні виплати — наприклад, допомогу з тимчасової непрацездатності, нараховану в одному місяці, але яка стосується декількох календарних періодів.​

На другому етапі розрахована помісячна сума оподатковуваного доходу порівнюється з граничним доходом для застосування ПСП. Далі перевіряється правильність визначення суми доходу та розміру пільги, остаточно оподатковується уточнений оподатковуваний дохід за кожен місяць окремо. Після цього обчислюється правильна річна сума ПДФО і порівнюється з фактично утриманим податком протягом року.​

Якщо внаслідок перерахунку виявлено недоплату утриманого податку, така сума стягується роботодавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. Згідно з пп. 169.4.4 ПКУ, у разі недостатності суми такого доходу недоплата погашається за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення.​

Відображення результатів в додатку 4ДФ

Результати річного перерахунку мають бути відображені у додатку 4ДФ до єдиної звітності за грудень 2025 року. Недоплату, виявлену під час перерахунку, потрібно показати таким чином: у графах 3 та 3а проставляють суму нарахованого та виплаченого доходу за грудень, а у графах 4 та 4а — суму нарахованого у звітному періоді ПДФО, яку збільшують на суму виявленої недоплати.​

Відсутність штрафів

Ключовою перевагою виправлення помилок через механізм річного перерахунку є відсутність фінансових санкцій. Відповідно до пп. 119.1 ПКУ, штрафи за недостовірні відомості або помилки у податковій звітності не застосовуються, якщо такі помилки виникли у зв'язку з виконанням податковим агентом вимог пункту 169.4 ПКУ та були виправлені належним чином. Це означає, що результат перерахунку відображається безпосередньо у звітності за грудень без необхідності подання уточнюючих розрахунків за попередні місяці та без нарахування самоштрафу.​

Отже, окремого штрафу за непроведення річного перерахунку Податковий кодекс не передбачає. Проте якщо помилки не виявити і не виправити до податкової документальної перевірки, під час контролю правильності утримання та сплати ПДФО ці помилки призведуть до застосування фінансових санкцій у розмірі 1 020 гривень за перше порушення або 2 040 гривень — за повторне протягом року згідно з пп. 119.1 ПКУ.​

Бухгалтерський облік

Донарахування або сторнування ПДФО за результатами річного перерахунку має бути відображено у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому перерахунок проведено. У разі виявлення недоплати здійснюється проведення: Дт 661 Кт 641. Переплату відображають методом сторно.​

Документальне оформлення

Документальне оформлення перерахунку здійснюється у довільній формі, оскільки чинне законодавство не встановлює обов'язкового бланка. Рекомендується складати розрахунок, що містить прізвище, ім'я, по батькові та індивідуальний податковий номер працівників, їхні доходи окремо за кожен місяць, суми застосованої та належної до застосування ПСП, фактично утримані та правильні суми ПДФО, а також загальний результат перерахунку. До цього розрахунку варто додати обов'язкові реквізити первинного документа згідно зі статтею 9 Закону про бухгалтерський облік або оформити супровідну бухгалтерську довідку.​

Висновки:

1. Річний перерахунок ПДФО є обов'язковою процедурою для всіх роботодавців і дозволяє виявити та виправити помилки у застосуванні податкової соціальної пільги без фінансових санкцій за умови відображення результатів у додатку 4ДФ за грудень звітного року;
2. Недоплата податку, виявлена під час перерахунку, стягується за рахунок оподатковуваних доходів працівника за грудень або наступні місяці до повного погашення, а результат відображається у звітності шляхом збільшення нарахованого ПДФО без подання уточнюючих розрахунків за попередні періоди;
3. Відсутність проведення річного перерахунку не тягне окремого штрафу, однак невиявлені помилки під час податкової перевірки призведуть до застосування фінансових санкцій від 1 020 до 2 040 гривень, тому своєчасне виправлення є економічно вигідним для роботодавця.