Як оподаткувати витрати на ділові поїздки засновника - нерезидента?

Будь-яке підприємство має право оплачувати будь-які витрати фізосіб, але з відповідним оподаткуванням за нормами ПКУ. Разом з цим в залежності від статусу фізособи та видів витрат, такі витрати можуть звільнятися від ПДФО та військового збору у певних випадках.

Зокрема, відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізїособи, яка є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, які  підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Отже, за умови, якщо президент засновника-нерезидента є членом керівного органу українського підприємства (наприклад, він є головою або членом наглядової ради тощо),  то тільки в цьому випадку витрати на його ділові поїздки, пов’язані з госпдіяльністю підприємства, будуть вважатися відрядженнями для цілей оподаткування.  Отже,  лише за таких умов витрати на такі поїздки не оподатковуватимуться ПДФО та військовим збором відповідно до пп. 170.9 ПКУ. 

У іншому випадку, якщо президент засновника-нерезидента не є членом керівних органів підприємства та не є працівником цього підприємства, усі витрати на його ділові поїздки оподатковуються ПДФО та військовим збором як додаткове благо  на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.  У формі №1ДФ такі доходи відображаються з ознакою «126». Під час обчислення суми ПДФО застосовується «натуральний коефіцієнт» відповідно до п. 164.5 ПКУ, при цьому до військового збору такий коефіцієнт не застосовується. Для цілей оподаткування витрат на ділові поїздки президент як фізособа-нерезидент повинен отримати ІПН. Про необхідність отримати ІПН для нерезидентів читайте тут>>

З метою оподаткування податком на прибуток витрати на ділові поїздки фізособи, яка не є працівником або членом керівних органів підприємства, вважаються безоплатно наданими товарами та послугами  особі, що не є платником податку на прибуток. У даному випадку така особа є фізособою, тому фінрезультат підприємства на суму таких витрат не збільшується (див. пп. 140.5.10 ПКУ).

Якщо підприємство не коригує фінрезультат відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ або не є платником податку на прибуток, то норми пп. 140.5.10 ПКУ його не стосуються.

У будь-якому випадку витрати на поїздки президента засновника, який є членом керівних органів підприємства, або не є таким, в бухобліку можуть вважатися витратами підприємства на відряження на розсуд підприємства, та можуть враховуватись у складі витрат на загальних підставах. Тобто в бухобліку такі витрати обліковуються як витрати на відрядження фізосіб, незалежно від того, чи оподатковані вони ПДФО, чи ні. Зокрема, в даному випадку ці витрати відносяться на рахунок 92 «Адміністративні витрати».