Паливні картки: чи потрібно зберігати чеки про заправку авто?

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Чеки заправки водіїв на АЗС можуть свідчити про факт передачі пального постачальником підприємству (заправка в бак авто). Зокрема, чек може свідчити, що конкретним працівником було заправлено певну кількість пального (зверніть увагу: лише заправлено, тобто отримано на АЗС), яке в подальшому, згідно з подорожнім листом, було використано у господарській діяльності підприємства (списано з обліку).

Своєю чергою, податківці у листі від 23.09.2016 р. № 21048/10/26-15-40-03-19 зазначали, що підтвердженням факту отримання пального можуть бути видаткові документи або чеки терміналів, що формуються безпосередньо в момент фактичного отримання пального з АЗС.

У випадку, коли працівник підприємства заправляється за допомогою паливної картки пальне вважається виданим саме на підприємство, а не на працівника (зокрема, як у випадку, коли працівнику видаються паливні талони). А отже, обов’язку відзвітувати саме про отримання такого пального у нього не виникає. Тому вважаємо, що відсутність чеку з АЗС про заправку не призводить до негативних наслідків, оскільки підтвердженням отримання пального підприємством від постачальника в даному випадку є видаткова накладна, що складається в кінці місяця.

Однак, варто звернути увагу, що використане працівниками пальне та його залишки в автомобілях на кінець місяця повинні співпадати з обсягом пального, що зазначається у видатковій накладній. Тобто, не повинно бути «загубленого» пального, яке не відображено у подорожніх листах (тобто використаного у господарських цілях) або не знаходиться у баку авто на кінець місяця (є ще не використаним). Таким чином, в даному випадку, коли постачальник надає підприємству видаткову накладну на пальне за місяць, відсутність чеків не буде мати жодних наслідків, за умови відсутності фактів використання працівниками пального не у господарській діяльності підприємства.

Зокрема, підтвердженням обсягу отриманого пального за конкретною паливною карткою може бути відомість з деталізацією заправок конкретних паливних карток за місяць (разом із видатковою накладною, що підтверджує факт відвантаження певної кількості пального протягом місяця). Така відомість (деталізований акт) надається постачальником пального.

Крім того, зазначимо про необхідність прив’язати у формі наказу або розпорядження конкретної паливної картки до певного працівника.

Зауважимо, що наведена у відповіді ІПК податківців призначена для конкретного платника податків, а тому, якщо підприємство бажає себе убезпечити, воно може отримати власну ІПК від податківців з цього питання.