Позичка авто у працівника з наданням у користування для власних потреб

Чи можна складати подорожній лист один раз на місяць?

Підставою для списання використаних легковим автомобілем пального є первинні документи. Причому до 16.04.2013 р. таким первинним документом був подорожній лист, форма та порядок заповнення якого були затверджені наказом Держкомстату №74. Наразі цей Наказ було скасовано, однак це не скасовує того факту, що підприємство повинно мати відповідний первинний документ.

Зокрема, підприємство може й надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа, яка була затверджена Наказом №74 або ж розробити власну форму, узявши за основу скасовану типову. Також форму первинного документа для обліку роботи транспортного засобу можна розробити самостійно. Головне, щоб такий подорожній лист мав всі обов’язкові реквізити, зазначені в п. 2.4 Положення №88. Як правило, ці моменти прописують в окремому наказі (розпорядженні) директора, яким затверджують форму.

При цьому дотримуватися вимог щодо заповнення подорожнього листа, прописаних в Інструкції №74, не обов’язково.  Тобто подорожній лист можна виписувати за тиждень або за місяць, а не лише за день (як було раніше передбачено п. 2.1 Інструкції №74).

Таким чином, з якою періодичністю складати подорожні листи підприємство вирішую самостійно. Однак варто цей момент прописати в наказі, яким затверджено форму подорожнього листа на підприємстві.

Договір позички і використання працівником авто у власних цілях

Варто звернути увагу, що згідно з п. 1 ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.

Тобто, передаючи автомобіль у позичку підприємству, позичкодавець втрачає право користуватись ним у власних цілях, оскільки це право передається позичкоотримувачу. При цьому, зважаючи на те, що відповідно до ст. 252 ЦКУ строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами, та те, що стороні вільні в укладанні договору та виборі його умов, вважаємо, що може бути передбачено час користування авто підприємством та працівником. Наприклад, з 9 до 18 у будні – право користування належить підприємству, а у весь інший час – працівнику для особистих потреб.

Детальніше це питання ми розглядали у нашій попередній консультації.

Разом з цим, зазначимо, що у подорожньому листі мають вказуватись фактичні показники спідометра, однак має бути зазначено яка саме кількість кілометрів пройдено для потреб підприємства, а яка для власних потреб працівника (маршрут) – на підставі цієї інформації і визначається кількість використаного пального для потреб підприємства. Зауважимо, що у раз якщо працівник для власних поїздок використовує пальне підприємства, то вартість такого пального включається до складу його доходу як додаткове благо і підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Але якщо пальне працівник придбаває власним коштом, заправляючи авто, вважаємо, включати вартість такого пального до вартості додаткового блага не потрібно. Тому що підприємство не несло таких витрат. Детальніше про це ми писали тут.