Якщо директор не повертає невикористанні підзвітні кошти, вони оподатковуються

Запитання: Приватне підприємство на загальній системі оподаткування, платник ПДВ, має два орендовані авто, які належать директору (одному із засновників). В договорі оренди немає чітко прописаного зобов’язання з обов’язкового страхування орендованого автомобіля. Директор-орендодавець отримав кошти під звіт для страхування автомобіля і заплатив за страхування через Інтернет (є квитанція про оплату). В страховому полісі страхувальником та вигодонабувачем зазначено директора. Чи можна відобразити такі витрати в обліку орендаря? Якщо ні, то що робити з виданими під звіт грошима, адже повертати директор їх не буде?

Відповідь:

За приписами ст. 802 ЦКУ страхування транспортного засобу здійснюється наймодавцем. 

Порядок страхування відповідальності наймача за шкоду, яка може бути завдана іншій особі у зв'язку з використанням транспортного засобу, встановлюється законом. 

Такий закон є і він має назву Закон України «Про обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів». Зверніть увагу, що власниками наземних транспортних засобів (тобто, і автомобілів) за ст. 1 цього Закону вважаються юридичні та фізичні особи, які відповідно до законів України є власниками або законними володільцями (користувачами) наземних транспортних засобів на підставі права власності, права господарського відання, оперативного управління, на основі договору оренди або правомірно експлуатують транспортний засіб на інших законних підставах. Оскільки такий вид страхування є обов’язковим, то орендар зобов’язаний його здійснити за власний рахунок (незважаючи на відсутність відповідної норми в договорі оренди). 

Таким чином, обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників ТЗ повинно здійснювати підприємство-орендар, у т. ч. через уповноважену особу. Для фінансування витрат на оплату страхування такій уповноваженій особі могли бути видані кошти під звіт. Або ж понесені такою особою витрати мали бути відшкодовані після подання звіту про понесені витрати (як правило, він складається у формі авансового звіту). 

А ось решта видів страхування (до яких належить і КАСКО), ні за законом, ні за договором оренди (як зазначено в запитанні) орендар здійснювати не зобов’язаний і робить це тільки за власним бажанням. 

Отже, страхування, зазначене в запитанні, жодного відношення до договору оренди не має. 

А що ж відбулося в цій ситуації? Замініть директора на будь-яку іншу підзвітну особу, і все стане зрозумілим. 

Працівнику роботодавець видав кошти під звіт для виконання цивільно-правової дії: укладання від імені цього роботодавця договору страхування і сплати страхового внеску за ним. Зауважимо: ось чому так важливо кожну виплату підзвітних коштів та службове завдання працівнику оформлювати у формі наказу, навіть, якщо підзвітною особою є директор. 

Працівник цей наказ не виконав і уклав договір зі страховою компанією не від імені підприємства-роботодавця, а від свого імені. Отже, ані розрахункові документи, ані сам договір страхування не свідчить про виконання працівником службового завдання, на яке він отримував підзвітні кошти. Таким чином, він має ці отримані кошти повернути, строк повернення зазначений в п. 170.9 ПКУ.

Якщо він ці кошти не повертає, але подає авансовий звіт, до якого додає зазначені документи, і затверджує такий авансовий звіт, слід зазначити наступне. Маємо великий сумнів, що підприємство має взагалі прийняти такі документи, навіть на підтвердження авансового звіту. Адже ані в договорі страхування, ані в розрахунковому документі про страхування підприємство як страхувальник не зазначене. І в разі настання страхового випадку, укладання додаткової угоди тощо за таким договором, директорові як страхувальнику знадобляться оригінали зазначених документів. Тож, в кращому випадку, до авансового звіту можна докласти копії. 

Документів, які підтверджували виконання службового завдання, як ми вже зазначали вище, в директора немає. Тож, якщо він не бажає повертати отримані, але не витрачені за призначенням підзвітні кошти, він може подати та затвердити авансовий звіт із копіями цих документів. Однак, за п. 170.9 ПКУ такі підзвітні кошти отримають статус надміру витрачених та будуть оподатковуватися ПДФО та військовим збором. Роз'яснення податківців з цього приводу ви можете прочитати, наприклад, тут.  

З часу надання цієї консультації змінилася ставка ПДФО, зараз вона складає 18%, але решта зазначених у консультації норм ПКУ працюють і у 2016 році.