Особливості ведення кадрової документації підприємцем

Діюче трудове законодавство зорієнтоване на роботодавців — юридичних осіб, але воно поширюється і на підприємців, оскільки згідно зі ст. 21 Кодексу законів про працю підприємці мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. 

На підставі укладеного трудового договору фізособа-роботодавець зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю. 

Це означає, що підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію. Про це ми писали, наприклад, тут.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо, серед них:

• правила внутрішнього трудового розпорядку — визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання;
• посадові інструкції — регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплено функції, права, обов’язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими працівниками підприємства;
• табелі обліку використання робочого часу - цей документ є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги у разі тимчасової непрацездатності, заробітної плати за час відпустки та інших виплат.

Держпраці зазначала і інші обов’язкові для ведення підприємцем кадрові документи: 

• відомості про нарахування та виплату заробітної плати найманим працівникам;
• журнал реєстрації наказів;
• журнал обліку руху трудових книжок працівників та вкладишів до них;
• належно затверджений графік відпусток найманих працівників. 

Що стосується штатного розпису, то, на нашу думку, складати його приватний підприємець не зобов’язаний, це обов’язок виключно юридичних осіб. На цьому наполягав, зокрема, ПФУ у листі від 25.06.2013 р. №16243/09-10. 

Нагадаємо, що згідно із ст. 41 КУпАП за порушення вимог законодавства про працю (зокрема, і за не складання обов’язкової кадрової документації) на громадян  — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 510 до 1700 грн).