Прямої обов'язкової вимоги в законодавстві подавати документи в папці і наклеювати такий аркуш на тимчасову папку немає. Проте для уникнення втрати документів та швидкої ідентифікації вашого пакета в канцелярії Харківської ОВА це наполегливо рекомендується зробити, а головним підтвердженням складу папки має бути детальний опис вкладення у супровідному листі. На супровідному листі необхідно отримати відмітку з канцелярії Харківської ОВА про отримання документів згідно опису.
Обґрунтування та практичні рекомендації
1. Юридичне значення супровідного листа (опису додатків) Основним документом, що підтверджує, які саме документи ви передали до канцелярії ОВА, є ваше офіційне звернення (заява/клопотання). Згідно з вимогами національного стандарту ДСТУ 4163:2020 та пункту 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, звернення обов'язково має містити реквізит «Відмітка про наявність додатків».
- Першим документом у папці має йти саме це звернення.
- У відмітці про додатки ви детально перелічуєте всі документи, які кладете в папку (наприклад: «Копія податкової декларації на 5 арк. в 1 прим.», «Довідка про відсутність заборгованості на 1 арк. в 1 прим.» тощо).
- Працівник канцелярії Харківської ОВА під час приймання документів звіряє наявність паперів із цим списком і ставить на вашому (другому) примірнику звернення штамп із вхідним номером, датою та своїм підписом.
2. Роль папки із зав'язками як технічного засобу. Сама папка із зав'язками є лише транспортною тарою для зручності працівників ОВА (вони підшиватимуть ваші документи до відповідної справи). Загальнодержавні правила діловодства не містять штрафних санкцій чи вимог щодо обов'язкового наклеювання титульних аркушів на папки, які подаються третіми особами.
Однак внутрішні інструкції з діловодства ОВА (розроблені на основі загальних правил діловодства та Типової інструкції, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55) можуть містити технічні рекомендації для відвідувачів.
3. Як найкраще оформити папку, щоб документи не загубилися. Зважаючи на величезний обсяг документів, що надходять до ОВА у зв'язку з процедурою визначення критичності та бронювання згідно з Постановою КМУ від 27.01.2023 №76, рекомендуємо роздрукувати та наклеїти на лицьовий бік папки аркуш формату А4 (або А5) із такими даними:
- Отримувач: Харківська обласна військова адміністрація (канцелярія).
- Відправник (Заявник): Повна назва вашого підприємства, код ЄДРПОУ, фактична та юридична адреси.
- Назва пакета документів: «Звернення та підтвердні документи щодо визначення [Назва підприємства] критично важливим для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період».
- Контакти: ПІБ відповідальної особи (директора чи юриста), номер телефону та адреса електронної пошти для швидкого зв'язку в разі виникнення питань під час розгляду.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
