Директор придбав товари для потреб підприємства за сво: чи можна відшкодувати?

Так, це правомірно. Детальніше ми писали про це, наприклад, тут, тут і тут.

Щоправда, щоб не обкладати ці кошти ПДФО і ВЗ, таке придбання має відбуватися у зв’язку з виконанням працівником (директором) дорученої йому роботи (трудової функції).

Але якогось нормативно встановленого порядку доведення того, що це відбувається саме в рамках трудової функції, немає. Тому якщо директор придбаває товар для потреб підприємства, подаючи авансовий звіт з прикладеними документами, цього має бути достатньо для того, щоб вважати, що директор здійснює придбання в рамках своєї трудової функції.

Додатковим підтвердженням може бути зазначення такої можливості (трудової функції) в посадовій інструкції директора чи укладеному з ним трудовому договорі. В цих документах доцільно передбачити і строк подання авансового звіту, строк компенсації витрат директору. Адже ці питання для випадку, коли працівник (директор) придбаває товари за свої кошти, також законодавством не визначені.

З цього питання у підкатегорії 109.15, ЗІР читаємо: «Які строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів (послуг) для потреб підприємства, та чи передбачена відповідальність за несвоєчасне звітування такої особи?».

Податкова відповідає, що у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні, у визначені законодавством строки подається Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. При цьому, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються.

Тобто, на думку податкової, придбаваючи товари за свої кошти, працівник має подавати авансовий звіт в ті самі строки, як і в разі, якщо би кошти на придбання видавало підприємство. Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ такий строк – до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії. Тобто, п’ятого дня за днем купівлі.

Але працівник може подати Звіт і пізніше. Санкцій за це не передбачено.

Чи потрібно в такому Звіті заповнювати поля «Перевитрата», «Витрачено» тощо?

З нашого погляду, не потрібно. Адже ці поля передбачено заповнювати для випадку, коли працівнику спершу видається аванс. Звісно, що авансу може не вистачити і працівник використовує в тому числі власні кошти, внаслідок чого має місце перевитрата. Тобто, перевитрата виникає тільки якщо видавався аванс. А якщо аванс не видавався, то перевитрати не може бути. Не можна перевитратити те, чого не було (не видавалося).

З іншої сторони, для контролю за витратами підприємство за власним бажанням може заповнювати рядки «Перевитрата» і «Витрачено».