Як оформити придбання уніформи для продавців непродовольчих товарів?

Відповідно до п. 9 Правил №104 працівники суб'єкта господарювання можуть мати формений одяг.

При цьому норми п. 1 розд. II Мінімальних №1804, зобов'язують роботодавця забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання (забезпечення працездатності та належного гігієнічного стану) засобів індивідуального захисту (ЗІЗ) з урахуванням вимог п. 4 розд. I цих Мінімальних вимог.

Ці ЗІЗ мають відповідати вимогам Технічного регламенту засобів індивідуального захисту щодо безпеки та стандартам стосовно конструкції і виготовлення (п. 2 розд. II Мінімальних вимог).

ЗІЗ призначений для особистого (індивідуального) користування. Якщо один ЗІЗ за певних обставин має використовуватися кількома працівниками, роботодавець перед кожним його застосуванням вживає заходів, необхідних для запобігання виникненню проблем для здоров'я та особистої гігієни користувачів (п. 9 розд. II Мінімальних вимог).

Зазначимо, що підприємства торгівлі витрати на збут групують за статтями, перелік яких наведено в п. 23 Методичних рекомендацій №145.

Зокрема, до ст. 3.1 «Витрати на оплату праці персоналу, який забезпечує збут товарів (продукції)» (п. 2) в складі фонду додаткової заробітної плати відноситься вартість санітарного і спеціального одягу, який відповідно до законодавства безоплатно надають працівникам підприємств торгівлі та який залишається в особистому постійному користуванні, або сума пільг у зв'язку з його продажем за зниженими цінами.

До ст. 3.4 «Витрати на утримання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних предметів, що забезпечують збут товарів (продукції)» (п. 10) відносять вартість санітарного і спеціального одягу (крім виданого за рахунок заробітної плати), взуття та санітарних речей.

У п. 2.22 Методичних рекомендацій №2 зазначено, що вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.

Відповідно до Інструкції №291 рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух МШП, що належать підприємству та знаходяться у складі запасів.

До МШП належать предмети, що використовуються протягом не більше 1 року або нормального операційного циклу, якщо він більше 1 року, зокрема, спеціальний одяг тощо.

За дебетом рахунку 22 відображаються за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені МШП, за кредитом - за обліковою вартістю відпуск МШП в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат (ДТ 93 КТ 22), а також списання нестач і втрат від псування таких предметів (ДТ 947 КТ 22).

З метою забезпечення збереження вказаних предметів в експлуатації підприємство повинно організувати належний контроль за їх рухом, зокрема, оперативний облік у кількісному вираженні. 

При поверненні на склад з експлуатації таких предметів, що придатні для подальшого використання, вони оприбутковуються за ДТ 22 КТ 716.

Аналітичний облік МШП ведеться за видами предметів за однорідними групами, установленими, виходячи з потреб підприємства.

Типові форми з обліку МШП затверджено Наказом №145. 

Так, особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів (ф. №МШ-6) застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Картка ведеться в одному примірнику і зберігається у комірника цеху (дільниці).

У випадку втрати взятих предметів спецодягу, спецвзуття або запобіжних засобів в особовій картці за ф. №МШ-6 в рядку загубленого предмету в розділі «Повернено» робиться запис: «Акт вибуття №__ і дата».

При автоматизованій обробці даних з обліку МШП предметів особова картка не ведеться.

Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (ф. №МШ-7) застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами.

Ця відомість складається в двох примірниках комірником цеху (відділу, дільниці) окремо на видачу і на повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів та оформляється відповідними підписами. Один примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у комірника цеху (відділу, дільниці).

За цією формою ведеться облік прийнятих від робітників спецодягу, спецвзуття на прання, дезінфекцію, ремонт та на літнє зберігання.

Форма Акту на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. №МШ-8) застосовується для оформлення списання, зокрема зношених та непридатних спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів по закінченню строку носки і здача їх у комору для утилю. Акт складається в одному примірнику комісією на підставі разових актів вибуття МШП (ф. №МШ-4) щодо спецодягу, виданого кожному працівнику. Після здачі списаних предметів до комори для утилю акт із розпискою комірника здається до бухгалтерії.

Докладніше про документальне оформлення малоцінки читайте тут.

Крім того зазначимо, що ДФС в ІПК від 23.04.2019 р. №1762/6/99-99-15-03-02-15/ІПК повідомляє, що за умови дотримання вимог пп. 165.1.9 ПКУ вартість безоплатного спеціального (форменого) одягу, взуття та інших ЗІЗ, якими роботодавець тимчасово забезпечує працівника, який перебуває з ним у трудових відносинах, не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника.

У разі недотримання вимог пп. 165.1.9 ПКУ зазначений дохід оподатковується на загальних підставах.

При цьому операція з безоплатного постачання форменого одягу працівникам є об'єктом оподаткування ПДВ та оподатковується виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до пп. 188.1 ПКУ. За такою операцією платником податку складається дві податкові накладні згідно з п. 15 Порядку №1307.

***

Також читайте:

• Працівникам видається спецодяг або формений одяг: чи буде ПДФО та ВЗ? 
• Видаєте спецодяг працівникам: що з ф. №1ДФ?
• Працівник отримав спецодяг: коли слід його оподатковувати? 
• Формений одяг працівникам: які наслідки з ПДФО та ПДВ? 
• Корпоративний одяг: облік та правила оподаткування 
• Працівник звільняється та не повертає спецодяг: що з ПДВ? 
• МШП та МНМА: податковий облік