У накладних на відвантаження ТМЦ мають бути дані про осіб з метою їх ідентифікації

Зобов'язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог - відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться (ст. 526 ЦКУ). Отже, правила відвантаження товарів, зокрема, оформлення документами цієї операції, мають бути врегульовані договором або законом. 

Видаткова накладна є первинним документом, який є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Вимоги до первинного документу передбачені у ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.99 р. №996-XIV  “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”. Так, первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, зокрема як: 

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо підприємство для ідентифікації уповноваженої особи покупця використовувало довіреності, то на видатковій накладній достатньо було лише підпису особи отримувача із зазначенням реквізитів довіреності.

Наразі, якщо підприємство планує відмовитись від довіреностей, то на нашу думку, відповідні особи мають бути зазначені у договорі або сам договір має містити порядок повідомлення про таких осіб, які мають право отримувати товар та підписувати видаткові накладні інші необхідні документи тощо.

Якщо сторони наперед в договорі не можуть обумовити конкретних осіб, які будуть мати право на видачу/отримування ТМЦ та підписання видаткових накладних, то це може бути зроблено шляхом обміну листами, у т.ч. електронними, з переліком осіб, з їх ПІБ та посадами, додатком до договору на певну конкретну поставку з призначенням відповідальної особи за таку поставку, іншим шляхом. І про це потрібно обов'язково зазначити у договорі.

Адже, питання ідентифікації осіб, які беруть участь у здійснені господарської операції, може мати вплив на визнання чи невизнання реальності самої госпоперації (поставки) під час податкових перевірок та поставити під сумнів формування ПК та фінансового результату по госпопераціях з певним контрагентом. 

Наприклад, в ухвалі  ВАСУ від 14.12.2016 р. №К/800/18245/16, суд звертає увагу на те, що на підтвердження передачі товару ТОВ надано копії: видаткових накладних, у яких в графах «Відвантажив» та «Отримав» відсутні прізвища осіб, які підписували ці накладні.  При цьому зустрічну перевірку з контрагентом не проведено через не встановлення місцезнаходження юридичної особи. Цю справу суд направив на повторний розгляд, адже якщо під час перевірки не можливо встановити, хто ж саме отримував та вівантажував ТМЦ, то ці відомості буде вимагати вже суд.

Таким чином, на нашу думку, видаткові накладні мають оформлятись так, як сторони домовились у договорі. Проте, вказувати у накладній ПІБ, посаду та підпис осіб в графах “Відвантажив” та “Отримав” ТМЦ за такою накладною, із скріплення печатками сторін все ж варто. Звісно, використовувати в накладній печатку обов’язково лише в тому випадку, якщо сторони договору її мають (за наявності).