Для передачі документів до архівної установи у зв'язку з ліквідацією ТОВ необхідно підготувати офіційне звернення від імені ліквідатора або голови ліквідаційної комісії. Передачі підлягають насамперед документи з кадрових питань (особового складу) та документи тривалого зберігання.
Обґрунтування
Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, розділ XV, глава 3, п. 3, у разі ліквідації юридичної особи, яка не має органу вищого рівня, її архівні справи (що не належать до Національного архівного фонду — НАФ), зокрема з кадрових питань, передаються до трудового архіву або приватної архівної установи.
Відповідно до оновлених норм Правил №1000/5 (зі змінами від 16.03.2026 №667/5), архівна установа після прийняття документів зобов'язана видати довідку. Ця довідка є обов’язковою для подання державному реєстратору для завершення процедури припинення юридичної особи (Правила №1000/5, розділ XV, глава 3, п. 9).
Зразок листа
|
Ліквідатора (Голови ліквідаційної комісії) Товариства з обмеженою відповідальністю «[Назва ТОВ]» [Прізвище, ім'я, по батькові] Код ЄДРПОУ: [номер] Контактний телефон: [номер] ВИХ. №___ від «___» __________ 2026 р. ЛИСТ щодо прийняття документів на архівне зберігання Повідомляю, що на підставі рішення засновника (учасників) №___ від «» ________ 20 р. розпочато процедуру ліквідації Товариства з обмеженою відповідальністю «[Назва ТОВ]» (запис у ЄДР про перебування у процесі припинення від «» ________ 20 р. №___________). Керуючись статтею 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та розділом XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, просимо прийняти на зберігання документи ТОВ «[Назва ТОВ]», що підлягають тривалому зберіганню, зокрема документи з кадрових питань (особового складу) за період з [рік] по [рік]. Документи впорядковані відповідно до вимог законодавства. До листа додаються проєкти описів справ. Після прийняття документів просимо видати довідку про прийняття справ на зберігання для надання державному реєстратору з метою державної реєстрації припинення юридичної особи згідно з пунктом 9 глави 3 розділу XV Правил №1000/5. Просимо повідомити про дату та час проведення експертизи цінності документів та підписання акта приймання-передавання. Додатки:
Ліквідатор (Голова ліквідаційної комісії) ТОВ «[Назва ТОВ]» _________________ / [Прізвище та ініціали] / (підпис) |
Важливі посилання:
- Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
- Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів...».
- Наказ Міністерства юстиції України від 16.03.2026 №667/5 (щодо оновлення правил діловодства).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
