Працівник може сплачувати від імені підприємства з подальшою компенсацією

Законодавство не містить заборони щодо сплати підзвітними особами підприємства за товари чи послуги з подальшою компенсацією таких витрат підприємством. У даному випадку, на момент складання авансового звіту працівником, надаються первинні документи, що підтверджують оплату (наприклад, розписка в отриманні грошей або корінець ПКО). Більш докладно про розрахункові документи, які може надавати ФОП, читайте в нашій іншій консультації>>

Якщо попередньо від такого ФОП було отримано акт про здійснення перевезення, за яким здійснено запис Дт 23, 28, 91, 92, 93, 94 Кт 631, то зараз складається бухгалтерський запис Дт 631 Кт 3721. Компенсація понесених працівником витрат відповідно відображається проведенням Дт 3721 Кт 301 (311).

Якщо акт про здійснення перевезення не оформлювався, то схема бухгалтерських записів буде такою:

• Дт 23, 28, 91, 92, 93, 94 Кт 372 – на дату затвердження авансового звіту директора;
• Дт 372 Кт 301, 311 – відшкодування витрачених коштів директору.

Готівкові обмеження

Не варто забувати, що хоча директор є фізособою, однак таку сплату він здійснює від імені підприємства – відповідно поширюються норми п. 6 Положення №148 у вигляді обмеження суми між суб’єктами господарювання у розмірі до 10 тис.  грн включно протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Про це зазначає і Нацбанк у листі №27-011/3958. Отже, директор сплачувати ФОПу готівкові кошти повинен дотримуватись обмеження у розмірі 10 тис. грн на 1 день.

А от при подальшій компенсації підприємством понесених працівником витрат обмеження встановлено вже у розмірі 50 тис. грн на день.

ПДФО

У випадку, коли працівник оплачує певні послуги за рахунок власних коштів з подальшою компенсацією їх підприємством – виникають цивільні відносини, що регулюються ст. 1000 ЦКУ, а саме: за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Тобто працівник, за дорученням підприємства здійснює оплату послуг з подальшою їх компенсацією. Тобто ніяке ПДФО, на нашу думку, тут не виникає, адже особа здійснює це без винагороди, відповідно доходу не отримує.

Однак ось тут податківці зазначали, що якщо працівником придбання товарів (чи послуг) для потреб юрособи здійснено за рахунок власних коштів (тобто юрособою (працедавцем) попередньо не видавалися кошти під звіт), то сума коштів, виплачених такій фізособі за товари, включається до її загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інші доходи та оподатковується на загальних підставах.

Ми не поділяємо таку точку зору, наші аргументи викладені у вищевказаній новині. Крім цього, у "ЗІР" категорії 103.04 на питання «Чи виникає об’єкт оподаткування ПДФО у найманого працівника, якщо аванс на відрядження або під звіт не видавався, а звіт про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт, подається для відшкодування витрат, понесених за власні кошти?» надано таку відповідь:

«Сума витрат, яка відшкодована найманому працівнику на підставі наданого Звіту про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт, та оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених витрат, не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, незалежно від того, що аванс не видавався, а витрати, під час відрядження, здійснювались за власні кошти».