Нюанси оформлення передання зміни касирів при цілодобовій роботі на одному РРО

Норми абз. 1 п. 28 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Нацбанку від 29.12.2017 р. №148, зобов’язують касира видавати готівку тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері (ВКО) або видатковій відомості. Тому прізвище працівника, якому відається розмінна монета для внесення до РРО, необхідно зазначати.

У п. 27 Положення №148 вказано, що касир повинен вимагати пред'явлення паспорту або іншого документу, що посвідчує особу, у разі видачі готівки окремим фізособам (у т. ч. працівникам підприємства) за ВКО або видатковою відомістю, записувати його найменування та номер, ким і коли він виданий. З метою дотримання вимог цього пункту реквізити паспорту або іншого документу, що посвідчує особу, касиру необхідно зазначати в ВКО при видачі готівки будь-який особі, навіть директору чи засновнику підприємства.

Щодо оформлення передання зміни зазначимо таке.

Положення п. 9 ст. 3 Закону про РРО зобов'язують суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції, щоденно друкувати на РРО фіскальні звітні чеки (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг).

Норми п. 4 розд. ІІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547, також зобов'язують суб'єктів господарювання, які використовують РРО, зокрема:

• друкувати на РРО фіскальні звітні чеки у кінці робочого дня (зміни) у разі здійснення розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг);
• забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО (у випадку використання РК – загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня);
• друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

У п. 6 розд. ІІІ Порядку №547 зазначено, що внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов'язані з проведенням розрахункових операцій. 

Крім того, операція «службове внесення» виконується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту. 

Підприємства (їх відокремлені підрозділи), які працюють 24 години та сім днів на тиждень, мають керуватися також п. 8 розділу 4 Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547. Норми цього пункту дозволяють суб’єктам підприємництва протягом робочого дня роздруковувати на РРО декілька фіскальних звітних чеків. Усі вони вклеюються у відповідну КОРО. 

Записи за кожним фіскальним звітним чеком у розділі 2 КОРО робляться окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, графи 3, 4 розділу 2 КОРО можна не заповнювати.

За бажанням суб'єкта господарювання у графах 5–10 розділу 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, можна створювати додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми ПДВ, суми акцизного податку або іншого податку (збору) та виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо. 

Крім того, у цьому розділі КОРО на РРО можна виконувати додаткові записи, що підсумовують дані за розрахунками за день чи за місяць.

Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування затверджено постановою Кабміну від 18.02.2002 р. №199.

В п. 2 Вимог №199 «зміну» визначено, як період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Нагадаємо, що Z-звіт - це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті та занесенням її до фіскальної пам'яті РРО (див. визначення терміну «фіскальний звітний чек» у ст. 2 Закону про РРО. Чек Z-звіту – фіскальний звітний чек повинен додатково містити дані (всі підсумки та суми обчислюються за зміну), передбачені п. 17 Вимог №199.

ДФС в ІПК від 29.05.2017 р. №389/Н/99-99-14-05-01-14/ІПК повідомляє, що якщо протягом дня, робочої зміни на господарському об'єкті (АЗС) була проведена інкасація, то оператор АЗС:

• проводить на РРО операцію «службова видача»;
• вилучає готівку з касової скриньки РРО.

У разі ведення касової книги на відокремленому підрозділі оператор АЗС складає ПКО та ВКО і формує інкасаторську сумку.

Щодо порядку роздрукування Z-звіту Міжрегіональне головне управління ДФС –Центральний офіс з ОВП у листі від 22.04.2016 р. №8991/10/28-10-01-3-11 повідомляє, що тривалість зміни РРО у період часу від реєстрації першої за день розрахункової операції до виконання Z-звіту обмежується 24 годинами – тому що є вимога виконувати Z-звіт щодня – п. 9 ст. 3 Закону про РРО. Прив'язки до зміни продавця-касира, працюючого з РРО, Вимоги №199 не містять, адже робота касира регулюється трудовим законодавством. Тобто при переданні зміни від одного касира до іншого робити Z-звіт не обов'язково. Нерідко в цьому випадку робиться Х-звіт (Х-звіт – це денний звіт  -  документ  встановленої  форми,   надрукований реєстратором  розрахункових  операцій,  що  містить інформацію про денні  підсумки  розрахункових   операцій,   проведених   з   його застосуванням – ст. 2 Закону про РРО).

Однак у разі зміни матеріально відповідальних осіб проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879).

Тобто, касир попередньої зміни повинен передати під розписку касиру наступної зміни залишок готівки, що знаходиться у скриньці РРО, та оформити документальне підтвердження такої операції.

На думку автора, передання зміни найкраще оформлювати друкуванням Z-звіту касиром, який здає зміну, з  окремим записом у розділі 2 КОРО. Касир, який приймає зміну, на суму переданої йому готівки проводить операцій «службове внесення» для забезпечення відповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО).

У разі передання зміни шляхом друкування X-звіту касир, який передає залишок готівки, та касир, який його одержує повинні зафіксувати факт передання зміни, наприклад, записами на зворотньому боці X-звіту щодо дати, часу, їх прізвищ та підпису кожного.    

На сьогодні у разі невиконання щоденного друку фіскального звітного чеку або його незберігання в книзі обліку розрахункових операцій застосування фінансових санкції не передбачено (п. 4 ст. 17 Закону про РРО виключено). Натомість є санкція у розмірі 10 н.м.д.г. - у разі неподання до органів доходів і зборів звітності, пов'язаної із застосуванням РРО, розрахункових книжок та копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків з реєстраторів розрахункових операцій по дротових або бездротових каналах зв'язку, в разі обов'язковості її подання – п. 9 ст. 17 Закону про РРО.

Крім цього, передача Z-звітів з нульовими показниками або несвоєчасна передача контрольно-звітної інформації (Z-звіт) до органів податкової служби дротовими або бездротовими каналами зв'язку є підставою для проведення фактичної перевірки органами ДФС - ІПК ДФС у Запорiзькiй областi від 14.02.2018 р. №615/ІПК/08-01-14-07-13.

Також, якщо вчасно не роздрукувати Z-звіт протягом 24-х годин з моменту реєстрації першої розрахункової операції на РРО (після роздрукування попереднього Z-звіту), то РРО автоматично має бути заблоковано (п. 7 Вимог №199).