Фізособи - підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізособи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов'язані вести Книгу обліку доходів і витрат, у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Книга ведеться за вибором платника податку в паперовому або електронному вигляді.
У разі обрання приватним підприємцем за загальній системі оподаткування ведення Книги у паперовому вигляді необхідно подати до контролюючого органу за основним місцем обліку примірник Книги, на титульному аркуші якої зазначаються:
- прізвище, ім'я та по-батькові;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- податкова адреса;
- номер та дата свідоцтва про право на здійснення незалежної професійної діяльності (за наявності).
Книга прошнурована, пронумерована, безоплатно реєструється в контролюючому органі. Книга засвідчується підписом керівника або заступника контролюючого органу та скріплюється печаткою.
Записи у Книзі виконуються розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Внесення виправлень здійснюється шляхом нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.
У разі необхідності реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у підприємця.
Книга зберігається у підприємця протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.
Дані Книги заповнюються у гривнях з копійками та використовуються підприємцем для заповнення податкової декларації про майновий стан і доходи.
"Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність" затверджено наказом Міністерство доходів і зборів України від 16.09.2013 р. № 481.