Виплата нецільової матеріальної допомоги фізособам-не працівникам підприємства готівкою

Порядок видачі коштів з каси регулюється Положенням «Про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» (далі -  Положення №637). Пунктом 1.2 Положення №637 затверджено, що до касових документів, за допомогою яких оформлюються касові операції, відносяться касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, інші  прибуткові  та видаткові  касові документи. Форма такої відомості міститься у додатку 1 до Положення №637. Якщо виплата готівки з каси здійснюється не працівникам підприємства, то на таку виплату складається окрема відомість на виплату грошей. Такий обов’язок передбачено п. 3.5 Положення №637. Підприємство на свій розсуд вибирає, чи використовувати для  таких виплат видаткові касові ордери, чи оформити відомість на виплату грошей.

Строки виплати такої матеріальної допомоги зазначається у відомості на виплату грошей. Законодавчо такий строк не встановлено, але існує обмеження у Положенні №637 у частині ліміту каси. Так п. 2.8 Положення №637 визначено, що підприємства в позаробочий час можуть тримати готівку у межах, що не перевищує встановленого на підприємстві ліміту каси. Суми коштів, що були одержані з банку і не були використані за призначенням, повертаються до банку підприємства у строк, не пізніше наступного робочого дня банку або можуть зберігатись у касі підприємства в межах встановленого ліміту каси. 

Після закінчення строку виплати грошей за відомістю складається видатковий касовий ордер на суму, фактично видану за відомістю, адже не виключено, що хтось із отримувачів за цією відомістю грошей так і не отримає. У такому касовому ордері реквізит "Одержав" не  заповнюється (абзац п’ятий п. 3.10 Положення №637). Видатковий касовий ордер, що  оформлений  на  підставі видаткової відомості, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №637) після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

При виплаті нецільової матеріальної допомоги, варто не забувати, що оподаткуванню ПДФО (згідно з пп. 170.7.3 ПКУ) не підлягає лише сума такої допомоги у межах 2240 грн на рік. У випадку перевищення даної суми на підприємство накладається обов’язок утримати і сплатити з суми такого перевищення ПДФО. При чому, при виплаті такого доходу через касу підприємства, ПДФО повинен бути сплачений до бюджету протягом трьох банківських днів за днем виплати такого доходу.

Граничні розміри розрахунку готівкою відповідно до п. 2.3 Положення №637 не поширюються на добровільні пожертвування та благодійну допомогу, а отже в даному випадку не застосовуються.

У реквізиті «Примітки» у відомості на виплату грошей за необхідності вказують номер, серію, дату і місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача грошових коштів. Якщо особа отримує готівку за довіреністю, то зазначають реквізити довіреності.