Записи в КОРО після поломки РРО

Запитання: В кінці робочого дня зламався касовий апарат. Службова видача і Z-звіт не зроблені. Наступного дня до початку роботи сервісний центр ремонтує касовий апарат і робить відповідний запис у КОРО. Робота починається з Z-звіту попереднього дня, розрахункові квитанції не використовували, запис у розділі 3 КОРО не робили, службову видачу не робили. Чи є це порушенням і як виправити ситуацію? Чи можна оприбуткувати гроші в касу на підставі прихідного касового ордеру?

Відповідь:

Про алгоритм дій в разі поломки РРО ми писали, зокрема, тут.

Що треба було зробити?

1) Повідомити центр сервісного обслуговування (далі – ЦСО) й контролюючий орган про вихід з ладу РРО. Перше було зроблено, друге, швидше за все, ні.

Повідомити можна письмово або засобами електронного зв'язку в довільній формі:

ЦСО - протягом  робочого дня з моменту виявлення несправностей або ушкодження;

контролюючий орган, у якому суб'єкт господарювання зареєстрований платником податків, - протягом  двох робочих днів (п. 16 ст. 3 Закону про РРО). Та навіть якщо строки пропущені, краще повідомити пізніше, ніж не повідомити зовсім.

2) Підрахувати готівкові кошти, які перебувають в ящику РРО на момент його виходу з ладу (виручку за цей період й суму службового внесення). Звірити їх із даними контрольної стрічки.

Навіть якщо не передбачалося використовувати розрахункові квитанції, треба було відкрити розрахункову книжку та отриману суму записати в корінець першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

3) У день виходу з ладу РРО відкрити КОРО, зареєстровану на РРО, що вийшов з ладу, й зробити такі записи:

• заповнити розділ 4 «Облік ремонтів, робіт з технічного обслуговування і перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО» КОРО, зареєстрованої на РРО, що вийшов з ладу, а саме графи 1 і 2. Тобто тут має значитися так: графа 1 - №з/п, графа 2 – дата виникнення поломки РРО.
• заповнити розділ 3 «Облік розрахункових квитанцій», а саме:

графу 1 - згідно з даними контрольної стрічки номер першого пробитого по РРО фіскального чека в день поломки РРО;

графу 2 - номер останнього пробитого по РРО фіскального чека перед поломкою РРО;

графу 3 - номер РК, зареєстрованої до КОРО на даний РРО, яка буде використовуватися для розрахунків з покупцями;

графу 4 - дату і час початку використання РК;

графу 5 - серію і номер першої квитанції, з якої починається використання РК.

Якщо після поломки РРО й надалі проводяться розрахункові операції, то для їх обліку слід використовувати розрахункові квитанції з РК. Якщо після поломки РРО та до відновлення його роботи таких операцій не було, то буде використана лише одна розрахункова квитанція із позначкою «Службове внесення».

• заповнити розділ 2 «Облік руху готівки та сум розрахунків», а саме:

в графі 1 -  дату виникнення поломки РРО;

в графі 2 - номер РК, що використовується;

в графі 3  - суму коштів, яку зазначили у корінці розрахункової квитанції,

в графі 4 – суму коштів, яку здали до каси (для підприємств) чи до банку, якщо такі були;

в графах 5, 6, 7, 8 – загальну суму зійсненних розрахункових операцій, які фіксувалися за допомогою РК. Якщо таких операцій не було після поломки РРО, то у таких графах проставляються прочерки.

Це всі записи, які мали бути виконані у день поломки.

4) У день полагодження РРО і введення його в експлуатацію після ремонту слід зробити наступні дії:

• заповнюємо розділ 4 КОРО разом з працівником ЦСО. Касир заповнює графи 6 і 7, працівник ЦСО - графи 3-5;
• підраховуємо суму виручки за корінцями розрахункових квитанцій. Якщо продажу за допомогою РК не було, цю дію можна пропустити;
• проводимо через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням РК, а також відповідно до контрольної стрічки (у випадку обнулення оперативної пам'яті) - за час роботи, що передував виходу РРО з ладу, за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку, іншого податку. Дані суми вводяться в РРО як виручка (тобто слід провести через РРО реалізацію усіх проданих під час ремонту товарів), а не як операція «Службове внесення». Операція «Службове внесення» готівки, які зберігаються на місці проведення розрахунків, виконується в тому випадку, якщо реалізація товарів (послуг) в період відключення РРО не здійснювалася;
• друкуємо Х-звіт РРО та звіряємо отримані суми з сумою виручки, підрахованої за розрахунковими квитанціями. Розбіжностей при цьому бути не повинно;
• роздруковуємо Z-звіт і на його основі заповнюємо:

розділ 2 КОРО, а саме: у графі 1  вказуємо дату роздрукованого чеку; у графі 2 – номер роздрукованого Z-звіту; у графі 3 – суму готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків, у день включення відремонтованого РРО;

та розділ 3 КОРО, а саме у графі 8 вказуємо номер роздрукованого Z-звіту.

Що робити, якщо зазначені дії не було зроблено і РРО почали використовувати без них?

Зазначені кошти треба оприбуткувати в касі на підставі прибуткового касового ордеру, але цього недостатньо для уникнення штрафу.

Згідно з п. 2.6 Постанови НБУ «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні 15.12.2004 №637 уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.

Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги відповідно до вимог глави 4 цього Положення, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО, тобто Z-звітів, (даних РК).

Зауважимо,  що  відповідно  до  п. 1  Указу  Президента  «Про  застосування  штрафних санкцій  за  порушення  норм  з  регулювання  обігу  готівки»  від  12.06.1995 р. №436/95 неоприбуткування  (неповне  та/або  несвоєчасне  оприбуткування)  у  касах  готівки  тягне  за собою накладення штрафу у 5-тикратному розмірі неоприбуткованої суми.

Відповідно до судової справи, яку розглядав ВСУ у Постанові від 04.11.2015 р. №825/554/15-а, №21-3680а15, суб’єкт господарювання намагався довести, що він не порушив порядку оприбуткування готівки, мотивуючи тим, що  відсутність такого запису у КОРО за наявності у ній відповідних розрахункових документів не свідчить про факт ненадходження грошових коштів до каси, їх неоприбуткування, а означає лише порушення порядку ведення КОРО, а саме пункту 7.5 Порядку. Втім, ВСУ зауважив: у випадку проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО оприбуткуванням готівки є сукупність таких дій:

• відображення повної суми фактичних надходжень готівки у фіскальних звітних чеках РРО (даних РК);
• здійснення обліку зазначених готівкових коштів у КОРО.

Невиконання будь-якої з цих дій є порушенням порядку оприбуткування готівки, за яке встановлена відповідальність (абз. 3 п. 1 Указу №436/95).