В ситуації, коли на підприємстві тимчасово відсутній касир (наприклад, через тимчасову втрату працездатності) або немає посади кассира (така посада не передбачена штатним розписом), відповідно до п. 4.8 Положення №637, його обов'язки можуть покладатися на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Отже, покладення обов'язків касира на адміністратора (за його згодою), законодавством України не забороняється. Але при цьому обов’язково потрібно укласти із таким адміністратором договір про повну матеріальну відповідальність.
Оформляється покладання обов’язків касира на адміністратора по-різному. Усе залежить від змісту посадової інструкції такого адміністратора і наявності (чи відсутності) на підприємстві посади касира як такої.
Якщо касир на підприємстві є, але тимчасово відсутній, то дивимося у посадову інструкцію адміністратора. Якщо в ній зазначено, що саме адміністратор має виконувати обов’язки касира під час його тимчасової відсутності, то окремий наказ для покладання на адміністратора цих обов’язків не потрібен. Якщо ж такого в посадовій інструкції немає, то про покладання обов’язків касира на час його тимчасової відсутності на адміністратора треба скласти наказ керівника підприємства. З таким наказом працівник (адміністратор) має бути ознайомлений під розпис (бажано із позначкою «Не заперечую»).
При цьому на підприємстві має бути вирішено питання щодо оплати виконання таких обов’язків. Якщо виконання цих обов’язків передбачено посадовою інструкцією працівника, то це впливатиме на розмір його окладу. Тобто, при встановленні окладу за цією посадою роботодавець, а при поданні заяви про прийняття на цю посаду працівники мають освідомлювати, за який обсяг робіт і яка оплата за цією посадою встановлена.
Якщо ж для виконання цих обов’язків на підприємстві штатним розписом передбачено окрему посаду, то працівник, який одночасно працюватиме за двома посадами (виконання обов’язків касира не позбавлятиме його від обов’язку виконання роботи за основною посадою адміністратора) матиме право на доплату. Такий режим роботи має назву «суміщення посад» і регулюється постановою Ради міністрів СРСР від 04.12.1981 р. № 1145.
Як роз’яснюють фахівці Держпраці, Постанова №1145 обмежує розмір доплат за суміщення професій (посад) 50% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника, незалежно від числа осіб, між якими розподіляються ці доплати. Однак аналіз чинного законодавства дозволяє зробити висновок, що роботодавець не обмежений цією цифрою при визначенні розміру доплат за суміщення професій (посад). У ч. 1 ст. 21 КЗпП йдеться, що виконувана робота визначається угодою між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою. Розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника згідно з ч. 2 ст. 105 КЗпП встановлюється на умовах, передбачених у колективному договорі. Якщо колективний договір на підприємстві, в установі, організації не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний погодити питання доплат із профспілковим органом, який представляє інтереси більшості працівників, а якщо його немає – з іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (ч. 2 ст. 97 КЗпП).
Щодо підписів у касових документах, то адміністратор, який виконує обов’язки касира, має право підписати прибутковий або видатковий касовий ордер, касову книгу тощо як касир. Але розписуватися за бухгалтера або керівника підприємства в таких документах працівник, який працює за посадою адміністратора, не може! Ці підписи мають право проставляти виключно ті працівники, на яких покладено виконання обов’язків бухгалтера або керівника такого підприємства (кадровими наказами, посадовими інструкціями тощо).
При цьому, за роз’ясненнями НБУ, наведеними у листі від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645, керівник, за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера і касира, не має права одноосібно підписувати касові документи. Лише у разі відсутності на підприємстві інших працівників, керівник має право підписувати касові документи одноосібно, як керівник підприємства.