Закордонне відрядження: як відзвітувати та коли і як здавати валюту

Терміни подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження встановлені пп. 170.9.2 та пп. 170.9.3 ПКУ.

За загальним правилом, строк подання Звіту становить - п'ять банківських днів, що настають за днем, у якому працівник завершує відрядження. За наявності залишку отриманих під звіт, але не використаних коштів, сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту. 

Якщо під час службових відряджень працівник отримав готівку з застосуванням платіжних карток, Звіт подається до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.  Іноземна валюта, яку працівник зняв з картрахунка за межами України для оплати витрат на відрядження, вважається виданою йому під звіт, тому до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження слід повернути залишок готівки. 

Порядок та умови використання готівкової іноземної валюти затверджені Постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200. Відповідно до п. 8.4 зазначеної постанови, невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана підприємством з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті в уповноваженому банку України протягом п'яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси підприємства.

Що стосується питання оприбуткування валюти до каси підприємства, то Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою від 15.12.2004 р. №637 визначає порядок ведення касових операцій у національній валюті України. Затвердженого порядку ведення касових операцій в іноземній валюті для підприємств немає. 

Проте, враховуючи вимоги ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку, звітності та контролю господарських операцій та затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації. Підставою для бухобліку госпоперацій є первинні документи, які повинні містити перелік обов'язкових реквізитів, зокрема щодо змісту та обсягу господарської операції, а також одиниці її виміру. Для обліку готівки в інвалюті може використовуватись окрема касова книга, форму якої підприємство розробляє самостійно (аналогічно можуть складатися і касові ордери, на підставі яких оприбутковується і повертається в банк іноземна валюта). По аналогії касової книги в національній валюті, доволі зручно вести окрему таку книгу для іноземної валюти. В такій окремій касовій книзі відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті. Не забороняють на такому оформленні касових операцій у готівковій валюті і податкові органи (підкатегорія 109.15 ЗІР питання: “Чи потрібно зазначати в касовій книзі, що використовується для операцій з іноземною валютою, суму коштів еквівалентну іноземній валюті в гривнях?”).