Одного акта недостатньо. Скасувати чи виправити вже сформований Z-звіт технічно неможливо. Операції «службове внесення» і «службова видача» самі по собі не є інструментом виправлення помилки - вони мають відображати реальне внесення чи реальне вилучення готівки з місця розрахунків. Якщо ж 1000 грн фактично не вносились і не вилучались, проведення обох службових операцій у другій зміні господарського змісту не мало і створило додатковий документ, який тепер так само потребує пояснення. У вказаному випадку рекомендується підготувати та зберігати необхідний комплект документів, що описують реальний стан справ, а не здійснювати виправленння цифри заднім числом.
Правовий статус службових операцій
Згідно з п. 6 розд. III Порядку №547, операції «службове внесення» та «службова видача» реєструють рух готівки, який не пов'язаний із проведенням розрахункових операцій (продажем товарів чи наданням послуг), і розрахунковими операціями в розумінні ст. 2 Закону про РРО не є. Детальніше ми писали про це у статті: «Чи необхідно в кінці робочого дня проводити операцію «службова видача» на РРО: відповідь ДПС».
Враховуючи викладене, помилка саме в цих сумах не спотворює виручку від реалізації, але створює документальну розбіжність між даними Z-звітів і фактичною сумою готівки на місці проведення розрахунків, яку потрібно зафіксувати на випадок майбутньої перевірки.
Документальне оформлення ситуації
- Письмове пояснення касира - з датою, часом, сумою помилки, номером РРО/ПРРО, номером Z-звіту, причиною помилки, фактичним залишком готівки на момент виявлення та зазначенням, що на розрахункові операції й виручку помилка не вплинула;
- Внутрішній акт про помилку - складає комісія (або керівник разом із касиром) у довільній формі, з тими самими реквізитами, що й у поясненні. До акта варто долучити і другу (нульову) зміну - зазначивши, що її Z-звіт так само не анулюється, а сформований унаслідок спроби виправити технічну помилку, і операції на 1000 грн реальним рухом готівки не супроводжувались.
Обидва документи зберігають разом із роздруківками Z-звітів (або в електронному архіві, якщо застосовується ПРРО) – ці документи, варто буде показати контролюючому органу в разі проведення фактичної перевірки касової дисципліни. За подібних обставин не рекомендується відкривати нову зміну тільки для проведення взаємопогашаючих службових операцій - без реального руху готівки.
Відображення в обліку
Якщо помилка сталася у ФОП - додаткових касових документів оформлювати не потрібно, оскільки ФОП не веде касову книгу за типовою формою; достатньо зберігати акт і пояснення касира.
Якщо помилка сталася у юридичної особи – то касові документи повинні показувати реальний рух готівки. Якщо кошти з місця розрахунків справді здано до головної каси підприємства, то ПКО оформлюють на суму, яку фактично отримали, датою такого передання коштів. Якщо ж реального надходження грошей не було, то оформлювати ПКО лише для того, щоб цифри збіглися з Z-звітом, не можна - оскільки готівку оприбутковують тією сумою й тим днем, коли вона дійсно надійшла.
Висновки
- Уже сформований Z-звіт скасувати чи виправити не можна. Службові операції для цього не підходять – оскільки вони мають показувати лише реальний рух готівки, а не виправляння помилок;
- Такі помилки рекомендується фіксувати письмовим поясненням касира та внутрішнім актом, з зазначенням дати, час, суму, номерів РРО/ПРРО, номерів Z-звітів обох змін, причин помилки та того, що на виручку це не вплинуло;
- Касові документи юридичної особи мають відповідати реальному руху готівки, оскільки ПКО підтверджує факт надходження коштів до каси, а не сам факт формування Z-звіту. Тому ПКО оформлюють лише на фактично отриману суму в день її надходження, а не для узгодження з даними Z-звіту. Для ФОП додаткових касових документів оформлювати не потрібно.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
