Касир помилився під час інкасації готівки, поклавши зайву готівку в сумку: як виправити?

Документальне оформлення здавання готівки на інкасацію

Документом, який підтверджує здавання виручки до банку через інкасаторів, є супровідний касовий ордер до сумки з цінностями (п. 29 Положення №148). Форма такого супровідного КО затверджена додатком 7 до Інструкції №29. Супровідний КО складається у трьох примірниках. Також можна їх роздруковувати у формі чека з мобільного термінала із зазначенням номіналів вкладених до сумки банкнот і монет, а також їх загальної суми (п. 79 Інструкції №29).

Один примірник супровідного КО вкладається до інкасаторської сумки з готівкою, а другий примірник надається інкасаторові. Третій примірник супровідного КО з підписом інкасатора залишається у касира підприємства як підтвердження здавання грошей на інкасацію.

Видача готівки з каси для здавання її до банку оформляється видатковим касовим ордером (ВКО), до якого додається копія супровідного КО. У реквізиті «Видати» такого ВКО вказується прізвище, ім’я і по батькові (повністю) касира або працівника, який відповідальний за передачу інкасаторові готівки в інкасаторській сумці, та який виконує обов’язки касира.

На підставі цього ВКО на суму інкасованої готівки, яка має дорівнювати сумі, яка зазначена у супровідному КО, робиться запис у касовій книзі.

У бухобліку інкасацію відображають записом: Дт 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» Кт 301 «Готівка в національній валюті», на підставі ВКО. Зарахування готівки на банківський рахунок відображається записом: Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» — Кт 333, на підставі виписки банку, на дату такого зарахування.

Розглянемо що робити, якщо на рахунок зараховано більше, ніж зазначено у супровідному касовому ордері

За умовами запитання виникла розбіжність, а саме - на рахунок було зараховано більшу суму коштів, ніж була зазначена у супровідному касовому ордері. Це підтверджено випискою з банку про розбіжність. Надлишок готівки в інкасаторській сумці, що було виявлено касиром банку, банк зараховує на рахунок підприємства.

Крім цього, підприємство провело інвентарізацію каси, про що оформлено акт інвентаризації. Нагадаємо, що акт інвентаризації каси оформляється за формою додатка 7 до Положення №148.

Якщо виявлено нестачу готівки в касі, інвентаризаційна комісія складає звіряльну відомість. За кожним випадком виявлених відхилень касир дає пояснення і з’ясовуються обставини їх виникнення. Інвентаризаційна комісія розглядає результати інвентаризації каси та подає їх на розгляд керівнику підприємства, який приймає відповідне рішення.

Також у цьому випадку проводять ще одну інвентаризацію, а саме - грошових коштів у дорозі. Для цього потрібно звірити суми, які значаться на рахунках 333, 311, з даними виписок банку, копій супровідних КО на здавання виручки інкасаторам, випискою банка про розбіжність. 

В даному випадку при збиранні інкасаторської сумки касир помилився, і через це в сумку було покладено зайву готівку, яка не зазначена в супровідному КО. На цю ж суму в касі виникає нестача. Якщо виписка банку показує, що готівка в сумі нестачі зарахована на рахунок, матеріальну відповідальність на касира не покладають.

На нашу думку, цих документів достатньо для того, щоб підтвердити факт помилки касира та факт зарахування зайвої готівки на рахунок. Ще один ВКО на суму помилки не складається, тому що попередній ВКО на занижену суму виправленню вже не підлягає, а нової видаткової операції на суму помилки вже не відбувається.

У результаті фактичного зарахування готівки на рахунок у банку в сумі, яка більша за ту суму, яка відображена в супровідному КО та видатковому касовому ордері, виникає кредитовий залишок на рахунку 333 на суму помилки.

Розглянемо, як врегулювати в обліку розбіжність між супровідним КО та випискою банку

На нашу думку, регулювати розбіжності в даній ситуації потрібно з урахуванням сутності того, що відбулося – тобто діє принцип превалювання сутності над формою, за яким операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми (ст. 4 Закону про бухоблік).

У даному випадку суть ситуації в тому, що касир помилився при формуванні інкасаторської сумки і ця помилка не призвела до втрати коштів, адже вони всі зараховані на рахунок у банку. Є розбіжність між фактичним та обліковим залишком готівки в касі на кінець того дня, коли проведено інакасацію.

На нашу думку, якщо помилка касира та зарахування коштів на рахунок підтверджено документально (як ми описали вище), то для врегулювання залишку готівки в касі достатньо зробити запис: Дт 333 Кт 301. Тим самим закривається кредитовий залишок на рахунку 333 та залишок готівки в касі в обліку приводиться до фактичного залишку. Оскільки рахунок 333 – активний, то не можна залишати на ньому кредитовий залишок на кінець дня. Провести інвентаризацію каси потрібно в той же день, коли надлишок готівки зарахований на рахунок і отримано інформацію від банку про розбіжність. 

Ми вважаємо, що доходи на суму зайво зарахованої готівки на рахунок та витрати на суму нестачі в касі не виникають.

Відповідно до п. 5 НП(С)БО 15, дохід визнається під час збільшення активу або зменшення зобов'язання, що зумовлює зростання власного капіталу (за винятком зростання капіталу за рахунок внесків учасників підприємства), за умови, що оцінка доходу може бути достовірно визначена. При зарахуванні зайвої готівки на рахунок в банку, коли виявлені всі обставини та причини такого зарахування, збільшення активів або зменшення зобов’язання не виникає, адже на суму зарахування на рахунок виявлена нестача в касі (тобто фактично активи на рахунку не збільшилися, а перемістилися на цей рахунок з каси, матеріальна відповідальність на касира не покладається, отже, він не буде нічого відшкодовувати підприємству), а також не змінюються зобов’язання підприємства.

Аналогічно і з витратами: відповідно до п. 6 НП(С)БО 16 витратами звітного періоду визнаютьсяабо зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталупідприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками),за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Витрати при визнанні нестачі в касі не виникають, тому що всі обставини з’ясовані: готівка не втрачена, а зарахована на рахунок у банку (активи не зменшилися), зобов’язання також не виникають.

У таблиці показаний бухоблік даної ситуації (дати та суми умовні).

Таблиця