Придбання товарів за допомогою платіжної картки "Ключ до рахунку"

Для зберігання грошей та здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів (зокрема, корпоративних платіжних карток) суб’єктам господарювання відкриваються поточні рахунки. Це передбачено п. 1.31 Закону про платіжні системи.

А вже п. 2 розділу ІІ та п. 1 розділу ІІІ Положення №705 передбачено, що суб’єкти господарювання мають право використовувати корпоративні платіжні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків, встановлених постановами НБУ та договором з емітентом.

В законодавстві прямо нічого не зазначено про такий вид карти як «ключ до рахунку». А ось НБУ в листі 24.04.2019 р.  №57-0007/22460 зазначає, що картку «ключ до рахунку» можна використовувати як корпоративну картку, оскільки її віднесено до корпоративного електронного платіжного засобу.

Картка «ключ до рахунку» - це комерційна назва звичайного банківського продукту – корпоративної картки. Банк назвав так свій продукт виключно на власний розсуд, це нічого не означає і нічим не відрізняє так звану «картку-ключ» від звичайної платіжної картки.

Отже, у разі використання коштів за допомогою корпоративної картки (яку банк назвав «картка-ключ») працівник має подати авансовий звіт і документи, що підтверджують понесені витрати, в установлені строки і порядку, визначеному пп. "б" пп. 170.9.3 ПКУ для підзвітних осіб. Тож, якщо розрахунки за допомогою карти здійснювались в безготівковій формі, то строк подання авансового звіту не має перевищувати 10 банківських днів. А за наявності поважних причин - роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Облік витрат, понесених за допомогою картки «ключ до рахунку» зазначимо в таблиці.

Використання працівником корпоративної картки для господарських потреб

Загальний порядок заповнення авансового звіту

Графи в авансовому звіті заповнюються працівником, окрім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проведень, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка видала кошти; «Звіт затверджено» - де підписується керівник. Звіт також підписує підзвітна особа та подає до бухгалтерії вже після завершення цивільно-правової дії.

У рядку «Залишок/перевитрата попереднього авансу», зазначається (за наявності) цифрами сума у гривнях з копійками не поверненого на дату складання авансового звіту попереднього авансу або не погашеної на таку дату перевитрати, за якою було вже відзвітовано. Цей рядок потрібен для визначення остаточної суми розрахунків із працівником за наслідками авансового звіту. 

У ситуації, коли працівнику вже було надано аванс раніше, який він ще не повернув або не звітував про його повну витрату, звісно, в цьому рядку буде зазначено суму такого іншого авансу.

Заповнюється цей рядок і у випадку, якщо авансовий звіт за таким авансом був поданий (і в ньому зазначено певну суму, яку слід повернути роботодавцю), але повернення цієї суми на дату складання наступного авансового звіту не відбулося. 

Якщо працівник, навпаки, авансів не отримував і витрачав під час здійснення цивільно-правової дії власні кошти, він має зазначити їх у рядку «Витрачено». Тут зазначається цифрами у гривнях із копійками загальна сума витрачених підзвітною особою коштів. Докладний опис таких витрат наводиться на зворотному боці авансового звіту у форматі: №за порядком заповненого рядка, дата документа, який підтверджує понесені витрати, кому, за що і на підставі якого документа сплачено, загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом.

У результаті ця сума буде відображена і в рядку «Залишок/перевитрата». Тут зазначається (за наявності) цифрами у гривнях із копійками сума наявного залишку за авансом, за який звітується цим авансовим звітом. Якщо ж підзвітна особа, навпаки, витратила більше, ніж отримала авансу (або взагалі не отримувала авансу), вона показує суму перевитрати.

Вподальшому суму перевитрати працівнику слід повернути. Ця подія відображається у рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі ______ грн, коп. за касовим ордером/платіжним дорученням (№та дата)». Такий запис робиться до подання авансового звіту і затвердження його керівником підприємства (про що робиться запис у верхньому правому куті лицьової сторони авансового звіту), допоки підпису немає касир не видасть/бухгалтер не перерахує на особисту карту перевитрату підзвітній особі. Але навести ці відомості в звіті потрібно. При цьому нерідко буває й так, що розраховується підприємство за такою перевитратою через тривалий час. Тому доведеться заповнювати цей рядок  (дооформлювати авансовий звіт) датою ВКО або платіжного доручення про виплату таких коштів. Цей запис в авансовому звіті здійснює бухгалтер, який його дооформлює.

Реквізит «Розписка» заповнює бухгалтер, який перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою. Функція цього реквізиту — підтвердити підзвітній особі факт подання авансового звіту із зазначенням кількості наданих підтверджуючих документів.

Також читайте тут, тут та тут.