Як оформлювати касові ордери при внесенні розмінної монети до каси РРО?

Відповідно до п. 32 Положення №148, реквізити у видатковому ордері «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача [які заповнюються отримувачем готівки (додаток 3 до цього Положення)] та в прибутковому ордері «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення.

Тобто, у п. 32 Положення №148 наведено виключний перелік випадків, коли не заповнюються зазначені вище реквізити:

1. видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, 

2. здавання готівки до банку, 

3. отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі.

В цьому переліку не написали «тощо». Це означає, що за буквального розуміння цієї норми у всіх інших випадках зазначені реквізити, як і всі інші, заповнюються в загальному порядку.

Тобто, підприємство повинно виконати формальні вимоги, встановлені в Положенні №148 – заповнити відповідною інформацією реквізити ВКО та ПКО.

Причому якщо бухгалтер виконує в тому числі обов’язки як операційного касира, так і касира в касі підприємства, він повинен буде виписувати ПКО, ВКО сам на себе. З одного боку, це виглядає абсурдним. Але, повторимося, в даній ситуації потрібно всього лише виконувати формальні вимоги Положення №148. 

Таким чином, при видачі розмінної монети з каси підприємства до скриньки РРО окремі реквізити ВКО можуть заповнюватися таким чином:

• «Видати» - зазначається ПІБ касира РРО, який одержує розмінну монету;
• «Підстава» - наприклад, «Видача розмінної монети в скриньку РРО» чи щось подібне;
• «Сума» - касир підприємства, який видає готівку, наводить словами суму готівки, яку він передає касиру РРО. Якщо обидва касири це одна і та сама особа, то і реквізит «Одержав», і реквізит «Сума» буде заповнено однією і тою самою особою;
• «Додаток» - як правило, не заповнюється, тому що при видачі розмінної монети ніяких додаткових документів до ВКО не додається;
• «Одержав» - касир РРО, який одержує розмінну монету, наводить суму одержаної готівки словами;
• «Дата» - касир РРО, який одержує розмінну монету, ставить дату отримання готівки;
• «Підпис одержувача» - ставить свій підпис касир РРО, який одержує розмінну монету;
• «За» - наводиться інформація про документ касира РРО, який одержує розмінну монету;
• «Видав касир» - ставить свій підпис, зазначає ПІБ касир підприємства. Якщо обидва касири це одна і та сама особа, то і реквізит «Підпис одержувача» і «Видав касир» буде підписано однією і тою самою особою.

Повторимося, що заповнення окремих реквізитів ВКО виглядає абсурдним. Наприклад, якщо касир підприємства і касир РРО одна і та сама особа, недоречно виглядає заповнення окремих реквізитів, наприклад, «За». 

Але оскільки Положення №148 такі моменти не конкретизує, підприємство повинне всього-на-всього виконати формальні вимоги цього Положення.

Те саме стосується заповнення ПКО при видачі виручки, розмінної монети із скриньки РРО до каси підприємства.