Чи можна на торгових точках обійтися без касових книг?

Відповідно до абз. 2 п. 11 Положення №148, оприбуткуванням готівки в касах підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Але в абз. 3 п. 11 Положення №148 зазначено, що оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО - у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії). Підприємство визначає місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.

З наведеного випливає, що якщо на торгових точках не проводяться операції з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касову книгу можна не вести. Це буде у випадку, якщо торгова точка здійснює тільки два види готівкових операцій – приймання виручки від покупців і здавання виручки до головної каси філії. В цьому разі варто забезпечити зберігання щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом 1095 днів (див. п. 44.3 ПКУ) – у місці та способом, визначеними підприємством.

При цьому зрозуміло, що вилучення готівки з такої торгової точки для передачі до каси філії має бути відображено у РРО операцією «службове виведення» («службове вилучення»). Тому що така видача не пов’язана з розрахунковою операцією. В такому випадку згідно з п. 6 р. ІІІ Порядку №547  і має застосовуватися подібна процедура. Таку саму відповідь читаємо в ІПК ГУ ДПС у Харківській області від 25.02.2020 р. №765/ІПК/20-40-05-10-19. Те саме бачимо в консультації, розміщеній в офіційному виданні податкової – «Віснику. Офіційно про податки».

Варто також нагадати, що відповідно до п. 40 Положення №148 підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства - юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства - юридичної особи відповідно до вимог законодавства України.

Поряд з цим відповідно до п. 12 Положення №148, підприємство зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства.

Таким чином, в такому Порядку підприємство має прописати всю процедуру здавання готівкової виручки з торгової точки в касу філії.

Але наостанок основне!

На торговій точці є відповідальна особа – касир, продавець, який отримує кошти від покупців. Саме ця особа і має особисто передавати кошти в касу філії. Якщо касир передає кошти іншому працівнику підприємства, наприклад, менеджеру, то це вже передача коштів з каси іншій відповідальній особі. Таку передачу коштів потрібно документально оформити. Відповідно до п. 26 Положення №148 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами. Не виключаємо, що податкова може наполягати на тому, що у разі передачі готівки від касира (продавця) торгової точки іншій особі (менеджеру) відбувається видача готівки з каси, і що варто оформити видатковий касовий ордер. Але ж у разі оформлення таких ордерів потрібно вести касову книгу.

Тому в такій ситуації ми радимо таки вести касові книги на торгових точках, оскільки продавці здійснюють інші видаткові операції, ніж службове вилучення коштів з РРО.