Чи треба мати касову книгу невідокремленому структурному підрозділу?

Відповідно до ч. 2 п. 3 Положення №148, відокремлені підрозділи - філії, представництва, відділення, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України, та інші структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.

Таким чином, надалі будемо використовувати термін «відокремлений підрозділ», оскільки структурний підрозділ в даному випадку підпадає під його визначення, адже у ньому є торгівельна виручка, тобто він реалізує товари.

Про це говорять й податківці в  ІПК від 11.03.2020 р. №997/ІПК/20-40-05-10-19 - будь-який структурний підрозділ суб'єкта господарювання, де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції, вважається відокремленим підрозділом згідно з нормами Положення №148.

Тобто з метою визначення порядку оприбуткування готівки застосовується поняття відокремленого підрозділу у відповідності до вимог Положення №148 (підкатегорія 109.01, «ЗІР»).

Згідно з п. 39 Положення №148, відокремлені підрозділи ведуть касову книгу, якщо вони проводять операції:

• з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером;
• з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.

Тобто ключовим тут є оформлення касових документів. Так, якщо готівкові розрахунки здійснюються із застосуванням ПКО, ВКО або відомості, то касова книга потрібна.

Якщо ж відокремлений підрозділ здійснює готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК і веденням КОРО, але не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, воно касову книгу не веде.

Таким чином, якщо підрозділ не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, то воно касову книгу не веде. Судячи із того, що підрозділ отримує торгову виручку та здає її до банку, тобто не використовує касові ордери, то воно не зобов’язане вести касову книгу.

Відокремлені підрозділи підприємств мають право здавати готівкову виручку безпосередньо до кас юросіб або банку чи небанківської фінансової установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку для її переказу і зарахування на банківські рахунки юросіб (п. 15 Положення №148).

Тобто готівкова виручка відокремлених підрозділів, які не ведуть касової книги, що здається ними до кас банку у встановленому порядку, зараховується на рахунок підприємства - юридичної особи у безготівковому порядку та не потребує оприбуткування в касовій книзі підприємства - юридичної особи (ІПК ГУ ДПС у Харківській області від 11.03.2020 р. №997/ІПК/20-40-05-10-19).

Водночас, вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО із виконанням операції «службова видача» (п. 29 розділу III Положення №148).

Відповідно до листа НБУ 30.09.2019 р. №50-0006/50538 документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, є:

1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);

2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

3) третій примірник "Копія супровідної відомості до сумки з готівкою", засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;

4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Таким чином, необхідності складати ВКО при інкасації готівки не потрібно, оскільки такі операції оформлюються відокремленим підрозділом за допомогою РРО, зокрема, операції «службова видача».